Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

1. Khái niệm và vai trò

a. Khái niệm:

Hóa đơn thương mại là chứng từ căn bản trong các chứng từ hàng hóa và là một loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán.

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập và xuất trình cho người nhập khẩu sau khi đã gửi hàng, yêu cầu người mua thanh toán theo tổng giá trị hàng hóa đã ghi trên hóa đơn

b. Vai trò

Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ thiết yếu trong bộ chứng từ thanh toán do hóa đơn thương mại có những vai trò quan trọng như:

– Là một chứng từ kế toán, thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán lập ra gửi người mua hàng để yêu cầu trả số tiền hàng đã ghi trên hóa đơn.

– Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại là chứng từ trong bộ hồ sơ xuất trình đề nghị thanh toán; kiểm tra yêu cầu thanh toán trên hối phiếu đối với trường hợp bộ chứng từ thanh toán có kèm theo hối phiếu. Trong trường hợp bộ chứng từ thanh toán không kèm theo hối phiếu, hóa đơn thương mại là căn cứ để yêu cầu trả tiền và thanh toán tiền.

– Trong việc khai báo hải quan, hóa đơn thương mại là cơ sở để các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, giám định hàng hóa, đồng thời hóa đơn cũng là cơ sở để tính thuế nhập khẩu và tính phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm hàng hóa,

– Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến hàng hóa như tên hàng, số lượng hàng phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều kiện giao hàng…, làm cơ sở để đối chiếu với hợp đồng thương mại và các chứng từ khác. 

 

 

2. Nội dung và hình thức của Hóa đơn thương mại

a. Nội dung:

Trên bề mặt một hóa đơn thương mại gồm nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của các bên.

Thông thường, hóa đơn thương mại bao gồm các nội dung sau:

1. Tên và địa chỉ của người bán người xuất khẩu (có thể người thụ hưởng)
2. Tên và địa chỉ của người trả tiền (thường là người mua/ người nhập khẩu)
3. Địa điểm, số hiệu và thời gian phát hành (ký kết)
4. Điều kiện giao hàng (Shipment terms)
5. Mô tả hàng hóa (Description of goods): tên của hàng hóa/dịch vụ, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu; số hiệu, ký hiệu và mã hiệu bao gói các kiện hàng (Marks and numbers on packages) hàng hóa khi lưu thông cùng số lượng và loại kiện bàng (Number and type of packages).
6. Phí vận tải và bảo hiểm (nếu có)
7. Số lượng hàng hóa (Quantity of goods)
8. Loại tiền, đơn giá (unit cost), tổng số tiền thanh toán (Total amount payable).
9. Mức chiết khấu/giảm giá, trả trước (nếu có) 10. Các thông tin tham chiếu khác như: tên NHPH, chữ ký của người xuất khẩu (nếu có theo yêu cầu của L/C)…hóa đã ghi trên hóa đơn.
10. Các thông tin tham chiếu khác như: tên NHPH, chữ ký của người xuất khẩu (nếu có theo yêu cầu của L/C)….

b. Hình thức

Hóa đơn thương mại thường do người bán tự lập, phát hành do đó hóa đơn thương mại sử dụng trong bộ chứng từ thanh toán có nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, hình thức của hóa đơn thương mại phải đảm bảo các nội dung cơ bản đã nêu ở trên.

3. Các loại hóa đơn thương mại

a. Hóa đơn tạm thời (Provisional invoice): 

Dùng cho việc thanh toán hàng hóa sơ bộ ban đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi đến thời điểm thanh toán cuối cùng. Hóa đơn tạm thời được lập khi người bán chưa xác định một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.

Hóa đơn tạm thời được sử dụng trong các trường hợp sau:

– Giá hàng hóa tạm tính để người bán thu tiền trước hoặc giá mua hàng trong hợp đồng là giá tạm tính, còn giá chính thể sẽ được quyết định bởi giá thị trường, giá giao dịch vào thời điểm giao hàng tại nơi giao hàng/cảng đích. 

– Khi hàng được giao làm nhiều lần, hóa đơn tạm thời được sử dụng cho thanh toán từng lần đó và thanh toán chính thức sẽ được thực hiện khi hoàn thành giao hàng lần cuối.

– Khi giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm hay tỷ lệ tăng hoặc giảm giá sẽ được xác định ở nơi hàng đến, căn cứ vào sự biến đổi của phẩm chất hàng hóa hay khối lượng hàng hóa phát sinh trong quá trình chở hàng, sau khi hoàn thành giao hàng.

b. Hóa đơn chiếu lệ (Pro forma invoice): 

Là chứng từ có hình thức như hóa đơn, có tiêu đề Hóa đơn chiếu lệ. Không dùng cho mục đích thanh toán như hóa đơn thương mại.

Hóa đơn chiếu lệ sử dụng trong trường hợp:

– Thư chào hàng 

– Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập khẩu vào một nước trưng bày giới thiệu sản phẩm tại các triển lãm, hội chợ. 

– Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương vc đại lý, gửi bán ở nước ngoài 

– Làm chứng từ để khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu, xin giấy phép xuất khẩu,…

c. Hóa đơn chính thức (Invoice)

Là hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán chính thức của người bán gửi cho người mua để trả tiền hàng.

d. Hóa đơn xác nhận

Là hóa đơn kèm với một nội dung xác nhận của người thụ hưởng hoặc một bên thứ ba như Phòng Thương mại và công nghiệp của nước người bán hàng, xác nhận về xuất xứ của hàng hóa.

Nhiều trường hợp để đáp ứng một mối quan tâm của người mua khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.

e. Hóa đơn lãnh sự

Là hóa đơn được ký đối ứng/xác nhận bởi đại diện đại sử quán hoặc lãnh sự quán của nước người nhập khẩu tại nước người xuất khẩu.

Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ, thường phục vụ cho mục đích thông quan hàng hóa tại nơi đến.

f. Các loại hóa đơn khác

– Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng hóa giá tính theo mức thuế và tính các khoản lệ phí của hải quan.

Hóa đơn này giúp cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, giúp xác định nguồn gốc hàng và nhờ đó, thay thế giấy chứng nhận xuất xứ, giúp hải quan nước nhập một mặt xác định giá bán thông thường tại nước xuất, để xem người xuất khẩu có bán phá giá hay không và ngăn thủ đoạn bán phá giá.

– Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice):

Trong giao dịch thương mại thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất hoặc L/C chuyển nhượng, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hóa đơn, do đó họ sử dụng hóa đơn do một người trung gian khác ký phát.

– Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice):

Sử dụng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,… Trong đó, giá cả được chi tiết hóa theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận trường trong hợp đồng hay quy định trong L/C.

g. Sử dụng hóa đơn trong thanh toán quốc tế bằng tín dụng chứng từ (L/C)

– Nếu L/C yêu cầu hóa đơn thương mại: hóa đơn thuế, hóa đơn hải quan, hóa đơn lãnh sự, hóa đơn chính thức,… đều chấp nhận.

– Hóa đơn tạm thời (provisional invoice), hóa đơn chiếu lệ Pro-forma invoice): Không được chấp nhận làm chứng từ trong bộ hồ sơ thanh toán

4. Lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại

a. Lập hóa đơn thương mại 

Invoice do người xuất khẩu hoặc người thụ hưởng phát có cả tên người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C. 

Trên hóa đơn phải mô tả các chi tiết như sau: 

+ Tiêu đề hóa đơn thương mại, số và ngày lập

+ Hàng hóa: ghi tên của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa. Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng.

+ Điều kiện giao hàng, thông tin về nơi gửi hàng, bốc xếp và nhận, dỡ hàng (đối với phương thức tín dụng chứng từ thì phù hợp với quy định của L/C)

+ Giá cả của từng mặt hàng, loại tiền, các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, đóng hàng; và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đến việc đưa hàng từ dọc mạn tầu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tàu (FAS) tại cảng đến ở nước nhập khẩu. Chi phí đóng gói, bao bì, container và cước phí vận tải nội địa đến cảng xuất khẩu,… không phải liệt kê nếu như đã nằm trong giá hóa đơn và được ghi chú.

+ Các mức giảm giá, chiết khấu của số tiền thanh toán nếu có và số tiền cần thanh toán cuối cùng.

+ Nơi xuất xứ của hàng hóa.

+ Hóa đơn thương mại cũng phải thể hiện rõ có phần thanh toán ứng trước hay góp vốn bằng tiền, tài sản quy thành tiền của người mua cho việc sản xuất hàng hóa …

b. Kiểm tra hóa đơn thương mại sử dụng trong phương thức L/C

– Theo quy định của UCP 600, người phát hành hóa đơn thương mại không cần phải ký, Tuy nhiên, trên thực tế người lập vẫn cần xuất trình hóa đơn thương mại có chữ ký và đóng dấu vì người mua có thể dùng cho việc lưu trữ, kiểm tra thông quan,… ngoài căn cứ để thanh toán tiền hàng cho người bán hàng.

– Hóa đơn thương mại thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao. Đồng tiền thể hiện phải là đồng tiền thanh toán quy định trong L/C.

– Chi phí đóng gói, bao bì, container và cước phí vận tải đến cảng xuất khẩu không phải liệt kê nếu như đã nằm trong giá trị thanh toán của hóa đơn.

-Hóa đơn thương mại mô tả hàng hóa đầy đủ, phù hợp quy định L/C, chỉ ra loại và số lượng hàng hóa thực giao theo L/C. Không được chỉ ra hàng hóa L/C không yêu cầu không được giao hàng vượt. Số lượng, khối lượng, thể tích hàng hóa phải phù hợp với thông tin kê khai ở những chứng từ khác trong thành phần bộ chứng từ.

– Nếu L/C có quy định điều kiện giao hàng cụ thể thì trong hóa đơn phải thể hiện rõ điều kiện giao hàng đó.

– Hóa đơn thương mại phải ra mức giảm giá/chiết khấu như L/C yêu cầu (nếu có). Có thể chỉ ra việc giảm giá do khấu tiền ứng trước, chiết khấu,… không có trong L/C.

– Trường hợp giao hàng từng phần theo quy định của UCP600, dung sai kém 5% trên số tiền hóa đơn sẽ được chấp nhận với điều kiện phải giao đủ, không được giảm giá. Ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một hóa đơn ghi số tiền vượt quá số tiền của L/C nhưng không thanh toán số vượt quá đó.

c. Một số sai sót thường gặp khi lập invoice theo L/C

– Invoice không thể hiện điều kiện giao hàng (Delivery terms):

Nếu L/C nào có quy định rõ ràng điều kiện giao hàng thì  khi lập hóa đơn thương mại bắt buộc phải thể hiện rõ ràng điều kiện giao hàng đó. Nếu hóa đơn thương mại không thể hiện điều kiện giao hàng sẽ bị ngân hàng bắt lỗi chứng từ.

– Invoie không thể hiện Incoterms như L/C quy định:

Một số L/C dẫn chiếu phiên bản Incoterms có hiệu lực của L/C đó ở trường/Field 45A (mô tả hàng hóa). Ví dụ: Incoterms 2020, thì khi lập hóa đơn thương mại bắt buộc phải thêm chi tiết này vào.

– Mô tả hàng hóa không đầy đủ, chính xác (full and exact) như L/C quy định:

Theo UCP 600, hóa đơn thương mại phải thể hiện mô tả hàng hóa đầy đủ, chính xác như quy định tại trường dữ liệu F45A trong điện mở L/C. Các chứng từ khác (trừ Invoice) thì có thể mô tả hàng hóa một cách chung chung, miễn là không được mâu thuẫn với L/C.