Phiếu đóng gói (Packing List) 

PHẦN 1: KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CƠ BẢN CỦA PACKING LIST

1.1. Khái niệm Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List), còn được gọi là bảng kê chi tiết hàng hóa, là một chứng từ thương mại liệt kê chi tiết hàng hóa được đóng gói trong các kiện hàng (bao, thùng, kiện, pallet, container) của một lô hàng.

Mục đích chính của chứng từ này là giúp người mua và các bên liên quan (hải quan, vận chuyển) dễ dàng kiểm đếm, kiểm tra hàng hóa một cách chính xác.

1.2. Vai trò cơ bản và đặc điểm của Packing List

• Chứng từ bắt buộc: Là một trong những chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu.
• Đối chiếu đơn hàng: Giúp người mua kiểm tra và đối chiếu lô hàng thực nhận với đơn hàng đã ký kết, đảm bảo người bán đã tuân thủ đúng cam kết về số lượng và quy cách.
• Đặc điểm quan trọng: Thông thường, Packing List chỉ thể hiện số lượng, quy cách đóng gói của hàng hóa mà KHÔNG thể hiện giá trị của lô hàng (Giá trị được thể hiện trên Hóa đơn thương mại/Commercial Invoice).

—–Tóm tắt kiến thức

Khái niệm	Vai trò	Lưu ý
Chứng từ liệt kê chi tiết hàng hóa đã đóng gói trong các kiện hàng của một lô hàng.	Giúp người mua dễ dàng kiểm đếm, kiểm tra hàng hóa.	Không thể hiện giá trị lô hàng (Chỉ có số lượng, quy cách đóng gói).

Một ví dụ phiếu đóng gói hàng hóa

PHẦN 2: HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CẦN CÓ CỦA PACKING LIST

2.1. Hình thức lập và Người lập

Phiếu đóng gói do người sản xuất hoặc người bán hàng/người xuất khẩu (Shipper) lập ra.

2.2. Các nội dung chính trên Phiếu đóng gói

Một Phiếu đóng gói hoàn chỉnh thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Nhóm thông tin	Nội dung chi tiết
Thông tin Chung	– Tiêu đề, Logo, tên, địa chỉ, website, số điện thoại của công ty (người lập).
	– Số và Ngày (No. and date) của Packing List.
Thông tin Các bên	– Tên, địa chỉ của Người bán/Shipper.
	– Tên, địa chỉ của Người mua/Consignee.
	– Bên thứ ba được thông báo (Notify Party) (nếu có).
Thông tin Lô hàng	– Số hợp đồng (Contract No.).
	– Cảng xếp hàng (Port of Loading).
	– Cảng dỡ hàng/Điểm đến (Port of Unloading/Destination).
	– Điều kiện thương mại (Incoterms).
Thông tin Hàng hóa	– Tên hàng hóa (Descriptions), Ký mã hiệu (Marks).
	– Số lượng (Quantity), Trọng lượng (Weight – bao gồm Gross Weight/Net Weight).
	– Quy cách đóng gói (Packs/Boxes/Containers), Số thứ tự kiện hàng.
	– Thể tích (CBM).
	– Nơi xuất xứ (Origin), Mã HS (nếu có).

Ngoài ra, Phiếu đóng gói còn có thể ghi thêm tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói, và người kiểm tra kỹ thuật.

—–Tóm tắt kiến thức

Yếu tố	Mô tả
Người lập	Người sản xuất hoặc Người bán/Xuất khẩu.
Nội dung	Gồm 4 nhóm chính: Thông tin Chung, Thông tin Các bên (Shipper, Consignee), Thông tin Lô hàng (Cảng, Incoterms), và Thông tin Hàng hóa (Số lượng, Trọng lượng, Quy cách).
Đặc điểm	Chi tiết về vật lý của hàng hóa/kiện hàng.

PHẦN 3: CÁC TÁC DỤNG KHÁC VÀ PHÂN LOẠI PACKING LIST

3.1. Các tác dụng chi tiết của Packing List

Packing List không chỉ dùng để kiểm đếm mà còn có nhiều tác dụng khác trong quá trình vận chuyển và thủ tục hải quan:

• Lập kế hoạch dỡ hàng: Dựa vào Packing List để biết cách thức đóng gói, từ đó tính toán được chỗ xếp dỡ, thiết bị (xe nâng, cẩu), nhân lực, và thời gian dỡ hàng dự kiến.
• Bố trí phương tiện: Giúp bố trí phương tiện chuyên chở phù hợp (ví dụ: kích cỡ container, loại xe tải).
• Thủ tục Hải quan & Lưu kho: Cung cấp thông tin quan trọng cho việc làm thủ tục hải quan và bố trí vị trí lưu kho, bãi.
• Truy xuất nguồn gốc: Giúp xác định được hàng hóa, sản phẩm nằm trong kiện nào. Nếu có sản phẩm lỗi, người mua có thể khiếu nại, và người bán có thể tra lại thông tin sản xuất (ca sản xuất, số máy) để xử lý.
• Lợi ích so với Hóa đơn: Cung cấp nhiều dữ kiện chi tiết hơn Hóa đơn thương mại, đặc biệt khi hàng hóa có nhiều đặc tính khác nhau, hỗ trợ cho việc kiểm tra đơn hàng.

3.2. Các bản sao và Hình thức Phiếu đóng gói

3.2.1. Các bản sao cơ bản

Phiếu đóng gói thường được lập thành ba bản với mục đích khác nhau:

1. Bản trong kiện: Đặt trong kiện hàng để người nhận hàng kiểm tra ngay khi mở kiện, đối chiếu hàng thực giao.
2. Bản cho Ngân hàng: Tập hợp thành bộ chứng từ đầy đủ của lô hàng, gửi kèm Hóa đơn thương mại và các chứng từ khác để xuất trình ngân hàng, nhằm mục đích thanh toán tiền hàng.
3. Bản lưu hồ sơ: Một bản được lưu lại để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra nội bộ.

3.2.2. Các loại Phiếu đóng gói đặc biệt

Ngoài Phiếu đóng gói thông thường, tùy theo thỏa thuận và yêu cầu thanh toán, còn có các dạng sau:

• Phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight List): Kết hợp cả thông tin chi tiết đóng gói và trọng lượng (Gross/Net Weight).
• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List): Cung cấp mức độ chi tiết cao hơn về từng mặt hàng.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List): Không ghi rõ tên người bán/người sản xuất. Thường dùng trong giao dịch có bên trung gian (thương mại ba bên).

—–Tóm tắt kiến thức

Tác dụng chi tiết	Phân loại
Lập kế hoạch dỡ hàng, bố trí phương tiện/vị trí lưu kho bãi, hỗ trợ thủ tục Hải quan.	3 Bản: Bản trong kiện (kiểm tra ngay), Bản cho Ngân hàng (thanh toán), Bản lưu hồ sơ.
Truy xuất nguồn gốc sản phẩm lỗi để khiếu nại/xử lý.	Các dạng: Packing List thông thường, Packing and Weight List, Detailed Packing List, Neutral Packing List.