Phiếu đóng gói (Packing List) 

1. Khái niệm 

Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khác nhau (bao, thùng, kiện,…) được vận chuyển trong một phương tiện chuyên chở, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho người mua kiểm đếm hàng.

Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói/ bảng kê phiếu chi tiết hàng hóa. Là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên Packing List thể hiện rõ loại hàng hóa, quy cách đặc điểm của hàng hóa người bán giao hàng cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu với đơn hàng có được người bán tuân thủ hay không.

Thông thường trên 1 phiếu đóng gói (packing list) chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng hàng chứ không thể hiện giá trị của lô hàng.

2. Hình thức và nội dung

Phiếu đóng gói do người sản xuất hàng lập, gồm các chi tiết: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hợp đồng, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói (thùng, bao…), số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích kiện hàng. Ngoài ra, còn có thể ghi thêm tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật.

Nội dung chính của Packing List như sau:

– Tiêu đề trên cùng: Logo. tên, địa chỉ, Tel, website công ty

– Tên, địa chỉ người bán/shipper, người mua/consignee và bên thứ ba được thông báo cùng

– Số và ngày (No. and date) của Packing List

– Cảng xếp/port of loading, dỡ hàng/port of unloading /destination, điều kiện thương mại (Incoterms).

– Thông tin hàng hóa (Descriptions, marks): Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng (quantity), trọng lượng (weight), số kiểu (packs/boxes/containers), thể tích (CBM), nơi xuất xứ (origin nơi sản xuất, mã HS…

3. Tác dụng của Packing List

– Chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa, có thể dựa vào để tính toán chỗ xếp dỡ hàng, thiết thị, nhân lực xếp dỡ, thời gian dự kiến dỡ hàng.

– Bố trí phương tiện chuyên chở phù hợp; vị trí lưu kho bãi trong quá trình làm thủ tục hải quan.

-Xác định được hàng hóa, sản phẩm nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào. Nếu có sản phẩm bị lỗi, người mua có thể khiếu nại người bán hay người sản xuất và với những thông tin trên, người bán có thể tra lại thông tin về sản xuất hàng (như ca sản xuất, số máy,…).

4. Các loại Packing List

Phiếu đóng gói thường bao gồm ba bản:

– Một bản đặt trong kiện để người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng trong kiện, có thể thấy ngay để đối chiếu hàng thực giao với hàng do người bán đã gửi.

– Một bản tập hợp thành một bộ khác đầy đủ các phiếu đóng gói của lô hàng, được gửi đến công ty xuất khẩu, để kèm với hóa đơn thương mại cùng với các chứng từ khác xuất trình ngân hàng để được thanh toán tiền hàng.

– Một bản được lưu hồ sơ

Có nhiều hình thức phiếu đóng gói hàng hóa như Phiếu đóng gói hàng hóa dạng thông thường, Phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight List). Ngoài ra, tùy theo thỏa thuận của các bên và tùy theo yêu cầu về chứng từ thanh toán, phiếu đóng gói còn có thể có các dạng đặc biệt như phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List), phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List).

Phiếu đóng gói có lợi ích đặc biệt khi hàng gồm nhiều đặc tính khác nhau và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết các của đơn hàng.