Cách đánh giá và lựa chọn công ty Logistics phù hợp

Cách đánh giá và lựa chọn công ty Logistics phù hợp

Mục tiêu bài học

Sau khi hoàn thành bài học này, người học đạt được các mục tiêu sau:

Về tư duy & logic

• Hiểu rằng lựa chọn công ty logistics là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, rủi ro và khả năng tuân thủ pháp luật.
• Nhận thức rõ vai trò của logistics không chỉ trong vận chuyển, mà trong tư vấn, phối hợp và xử lý sự cố phát sinh.

Về kiến thức nền

• Nắm được phạm vi trách nhiệm và giới hạn của công ty logistics/forwarder.
• Hiểu các tiêu chí cốt lõi để đánh giá mức độ phù hợp của một công ty logistics, đặc biệt trong bối cảnh pháp lý tại Việt Nam.

Về khả năng ứng dụng

• Biết đặt câu hỏi đúng khi làm việc với công ty logistics.
• Biết tìm thông tin ở đâu và tìm đúng đối tượng khi phát sinh vấn đề trong quá trình xuất nhập khẩu.

1. Hiểu đúng về vai trò của công ty logistics trong xuất nhập khẩu

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiểu logistics theo nghĩa hẹp: 

“Bên nào chở được hàng, báo giá phù hợp là đủ.”

Cách tiếp cận này thường không phản ánh đúng thực tế, nhất là trong môi trường xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Công ty logistics – đặc biệt là forwarder – thường tham gia vào:

• Tư vấn phương thức vận tải (nên đi đường biển/ hàng không)
• Tổ chức chuỗi vận chuyển (kết nối các mắt xích nhà máy, xe tải, đến cảng đi, tàu, cảng đến)
• Phối hợp chứng từ, hải quan, hãng vận tải
• Hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh (Khi container bị rớt khỏi tàu, khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra chuyên sâu các lô hàng)

Do đó, lựa chọn logistics thực chất là lựa chọn một đối tác vận hành rủi ro, chứ không chỉ là mua dịch vụ từ một nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.

2. Các loại công ty logistics thường gặp

Người làm xuất nhập khẩu cần phân biệt rõ các nhóm sau:

1. Forwarder (đại lý giao nhận)
   Tổ chức vận chuyển quốc tế, làm việc với hãng tàu, hãng bay, phù hợp với đa số doanh nghiệp XNK. Các công ty này cũng thường kết hợp là đại lý hải quan hoặc có dịch vụ khai thuê hải quan
2. Công ty vận tải thuần
   Thực hiện một hoặc vài chặng vận chuyển, ít tham gia tư vấn tổng thể.
3. Công ty logistics tích hợp
   Cung cấp chuỗi dịch vụ từ vận chuyển, kho bãi đến phân phối.
4. Courier / chuyển phát nhanh quốc tế
   Phù hợp hàng nhỏ, gấp, nhưng hạn chế với hàng phức tạp hoặc có yêu cầu tuân thủ cao.

Việc đánh giá phải dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, không dựa vào quy mô hay quảng cáo.

3. Tư duy cốt lõi khi lựa chọn công ty logistics

Trước khi so sánh báo giá, doanh nghiệp cần tự trả lời ba câu hỏi nền tảng:

1. Lô hàng của tôi phức tạp ở điểm nào?
   (Loại hàng, chính sách quản lý, tuyến đi, giá trị)

Ví dụ: Bản chất của hàng hóa: Hàng có cần kiểm soát nhiệt độ không? có phải hàng nguy hiểm không? có dễ vỡ không? Mặt hàng có cần giấy phép nhập khẩu, có cần làm kiểm tra chuyên ngành hay công bố sản phẩm không?

1. Rủi ro lớn nhất cần kiểm soát là gì?
   (Chậm hàng, phát sinh chi phí, rủi ro pháp lý)

Ví dụ: Với các nhà máy đang chạy dây chuyền sản xuất, chậm hàng ảnh hưởng đến dây chuyền. Với các công ty thương mại, nhập khẩu hàng về bán lại, phát sinh chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận. Với mọi công ty, rủi ro pháp lý là rắc rối với các cơ quan hải quan.

1. Tôi cần logistics ở vai trò nào?
   (Chỉ vận chuyển, hay tư vấn – phối hợp – xử lý sự cố)

Nếu chưa trả lời được ba câu hỏi này, việc lựa chọn logistics thường mang tính cảm tính và rủi ro cao.

4. Các tiêu chí đánh giá công ty logistics

4.1. Năng lực chuyên môn và mức độ phù hợp

Đánh giá qua:

• Kinh nghiệm với loại hàng và tuyến tương tự
• Mức độ hiểu Incoterms, chứng từ, chính sách liên quan

Ví dụ: Hàng đi theo điều kiện Incoterms nào? Hàng này có yêu cầu đặc biệt gì về đóng gói không? Có yêu cầu gì về vận đơn không?

Đơn vị logistics có năng lực thường hỏi kỹ trước khi báo giá, không báo giá vội.

4.2. Năng lực pháp lý và khả năng đi cùng khách hàng khi phát sinh

Trong bối cảnh pháp lý tại Việt Nam, các quy định về hải quan, thuế và kiểm tra chuyên ngành còn phức tạp, chồng chéo, và thay đổi liên tục nên tiêu chí này đặc biệt quan trọng.

Công ty logistics phù hợp cần:

• Không tư vấn xong rồi “biến mất” khi có sự cố
• Sẵn sàng theo vụ việc đến khi xử lý xong, bảo vệ quyền lợi khách hàng
• Phối hợp làm việc với hải quan, hãng vận tải và các bên liên quan

Ví dụ: Áp sai mã HS cho sản phẩm, có thể không bị để ý lúc thông quan. Nhưng có thể trong một đợt hậu kiểm vào 5 năm sau, công ty có thể bị truy thu 1 khoản thuế lớn và tiền phạt.

4.3. Minh bạch chi phí và điều kiện dịch vụ

Cần làm rõ:

• Chi phí đã bao gồm và chưa bao gồm
• Các khoản có khả năng phát sinh chi phí (kẹt cảng, thời tiết xấu, hãng tàu tăng phụ phí đột ngột, hải quan yêu cầu kiểm tra hàng)
• Nguyên tắc thông báo khi phát sinh chi phí

Logistics tốt không phải là không phát sinh chi phí, mà là cảnh báo trước rủi ro chi phí.

4.4. Quản lý chứng từ và thông tin

Chứng từ là nguồn gốc của nhiều tranh chấp.

Đánh giá qua:

• Quy trình kiểm tra và phản hồi chứng từ nháp
• Khả năng giải thích nội dung vận đơn, điều khoản vận chuyển

Sự cẩn trọng trong chứng từ phản ánh trực tiếp mức độ chuyên nghiệp.

4.5. Dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ sau thông quan

Sau khi hàng đã thông quan, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với:

• Hậu kiểm (trong 5 năm)
• Truy thu thuế
• Yêu cầu giải trình hồ sơ

Công ty logistics phù hợp không coi việc giao hàng là kết thúc trách nhiệm, mà sẵn sàng hỗ trợ khi phát sinh vấn đề sau thông quan.

4.6. Năng lực tích hợp pháp lý & dịch vụ trọn gói

Đối với các mặt hàng có điều kiện như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng…, rủi ro không chỉ nằm ở vận chuyển mà bắt đầu ngay từ xin giấy phép công bố, đăng ký lưu hành, xin giấy phép.

Trong thực tế, việc phải làm việc với nhiều đơn vị khác nhau (công ty luật, đơn vị công bố, logistics, hải quan…) dễ dẫn đến thông tin phân mảnh và rủi ro sai lệch hồ sơ.

Ví dụ: Thông tin trên giấy phép công bố có thể không khớp với thông tin trên tờ khai hải quan

Một số công ty logistics có năng lực tích hợp hoặc phối hợp chặt chẽ các dịch vụ pháp lý đầu vào sẽ giúp:

• Đồng bộ hồ sơ pháp lý và hồ sơ hải quan
• Giảm rủi ro sai lệch thông tin
• Rút ngắn thời gian xử lý và chi phí phối hợp

Đây không phải tiêu chí bắt buộc cho mọi lô hàng, nhưng là lợi thế quan trọng với hàng có điều kiện và doanh nghiệp có đội ngũ nội bộ chưa mạnh.

4.7. Khả năng hỗ trợ nâng cao nhận thức cho khách hàng

Một công ty logistics tốt không chỉ làm thay, mà còn:

• Giải thích rõ quy định
• Cảnh báo rủi ro
• Giúp khách hàng hiểu đúng trách nhiệm pháp lý của mình

Tiêu chí này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ và nhân sự XNK chưa nhiều kinh nghiệm.

5. Những sai lầm phổ biến khi lựa chọn logistics

• Chọn theo giá rẻ nhất
• Tin vào lời hứa “việc gì cũng làm được”
• Kỳ vọng công ty logistics chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý
• Không hỏi rõ trách nhiệm của mỗi bên khi phát sinh sự cố
• Phó mặc toàn bộ cho công ty dịch vụ, mà không có tham gia, giám sát của công ty nội bộ

6. Kết luận

Lựa chọn công ty logistics không phải là lựa chọn một báo giá, mà là lựa chọn một đối tác đồng hành trong toàn bộ chuỗi xuất nhập khẩu. 

Trong môi trường pháp lý và thực tiễn như Việt Nam, một công ty logistics phù hợp cần:

• Có năng lực chuyên môn
• Có nền tảng pháp lý rõ ràng
• Sẵn sàng đi cùng khách hàng khi phát sinh vấn đề
• Hỗ trợ cả trước và sau thông quan

Tuy nhiên, sự đồng hành này không thay thế trách nhiệm pháp lý của chủ hàng. Theo quy định, trách nhiệm đối với hàng hóa và hồ sơ hải quan vẫn thuộc về người xuất khẩu, nhập khẩu. Do đó, để giảm rủi ro và chủ động xử lý tình huống, doanh nghiệp cần vừa lựa chọn đúng công ty logistics, vừa chủ động nâng cao hiểu biết và thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý của mình trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Phụ lục, form checklist

1. Pháp lý & trách nhiệm

☐ Bạn là đại lý hải quan hay chỉ khai thuê?
☐ Khi có vấn đề, bạn theo vụ việc đến cùng không?

2. Năng lực theo tuyến / quốc gia

☐ Tuyến Mỹ (USA):
Đơn vị dịch vụ (FWD/NVOCC) có FMC license/registration khi issue HBL

☐ Tuyến Canada:
FWD có ACI code để khai ACI / eManifest cho HBL (trường hợp FWD issue HBL cho Hải quan Canada)

☐ Tuyến EU / hàng đi EU hoặc via EU:
Trường hợp FWD issue HBL:

• Có năng lực khai báo ICS2 cho HBL
• Khai qua hãng tàu hoặc tự khai
• Nếu tự khai → bắt buộc có mã EORI

☐ Tuyến Ai Cập:
Có năng lực khai ACI qua nền tảng CargoX

☐ Tuyến UAE (áp dụng dự kiến từ 03/2026):
Trường hợp FWD issue HBL:

• Có năng lực khai MPCI cho HBL
• Chưa ghi nhận yêu cầu mã/giấy phép cụ thể (đang trong quá trình triển khai, sẽ cập nhật theo quy định chính thức)

3. Bảo hiểm & rủi ro

☐ Có bảo hiểm trách nhiệm forwarder không?
☐ Nguyên tắc xử lý khi xảy ra sự cố?

4. Chứng từ & chi phí

☐ Có kiểm tra chứng từ nháp không?

☐ Báo giá đã nêu rõ các khoản bao gồm và chưa bao gồm chưa?
☐ Chi phí phát sinh so với báo giá được thông báo thế nào?

5. Hậu mãi & sau thông quan

☐ Có hỗ trợ hậu kiểm, truy thu không?

6. Năng lực theo mặt hàng và pháp lý tích hợp

☐ Có hỗ trợ công bố, giấy phép hoặc phối hợp trọn gói không?

7. Đồng hành & đào tạo

☐ Có hỗ trợ khách hàng nâng cao kiến thức XNK không?

Nguyên tắc ghi nhớ:
Công ty logistics phù hợp không phải là công ty “nhận làm hết”, mà là công ty dám chịu trách nhiệm và đi cùng khách hàng khi có vấn đề.

Với các lô hàng chính ngạch, một số tuyến có yêu cầu đặc thù như Mỹ, Âu, Ai Cập …. hoặc hàng có yêu cầu tuân thủ cao, doanh nghiệp nên ưu tiên các công ty logistics có nền tảng pháp lý rõ ràng, bảo hiểm trách nhiệm và cam kết đồng hành cả trước và sau thông quan.

Chọn HP Toàn Cầu làm đơn vị logistics xuất nhập khẩu của bạn?

HP Toàn Cầu là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận quốc tế tại Việt Nam

Hãy liên lạc ngay với HP Toàn Cầu nếu bạn muốn được tư vấn về thuế nhập khẩu hoặc thủ tục nhập khẩu bàn xoay hâm nóng hay để nhận báo giá, dự toán thời gian vận chuyển

Công ty TNHH HP Toàn Cầu

Nhà cung cấp Dịch vụ Vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan và giấy phép xuất nhập khẩu!

Địa chỉ: Số 13, LK3 – NO03 – Khu đô thị Văn Khê – Phường Hà Đông – Hà Nội

Website: hptoancau.com

Email: info@hptoancau.com

Điện thoại: 024 373 008 608/ Hotline: 0886115726 – 0984870199

hoặc yêu cầu báo giá theo link

Lưu ý:

– Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, trước khi sử dụng, bạn nên liên lạc HP Toàn Cầu để update nội dung cập nhật mới nhất (nếu có)

– HP Toàn Cầu giữ bản quyền với bài viết và không đồng ý đơn vị khác sao chép, sử dụng bài viết của HP Toàn Cầu vì mục đích thương mại

– Mọi sự sao chép không có thỏa thuận với HP Toàn Cầu (kể cả có ghi dẫn chiếu website hptoancau.com) có thể dẫn đến việc chúng tôi claim với google và các bên liên quan.