Tiếng Việt 
English 
简体中文 
CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
1. Khái niệm về chứng từ thương mại quốc tế
Chứng từ trong mua bán hàng hóa nói chung và trong thương mại quốc tế nói riêng là những văn bản ghi nhận thông tin về giao dịch hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán. Chứng từ có vai trò làm bằng chứng pháp lý để chứng minh một sự kiện đã xảy ra, làm căn cứ để nhận hàng, yêu cầu thanh toán, khiếu nại hay đòi bồi thường. Nhờ có chứng từ, các bên trong quan hệ thương mại quốc tế và thanh toán quốc tế có cơ sở giải quyết các vấn đề phát sinh.
Trong thương mại quốc tế, có nhiều loại chứng từ khác nhau, mỗi loại có hình thức và nội dung riêng. Các chứng từ hiếm khi được sử dụng tách biệt, mà thường tập hợp thành bộ chứng từ tùy theo mục đích (thanh toán, giao hàng, khiếu nại…).
Theo các phương thức thanh toán phổ biến tại Việt Nam như tín dụng chứng từ (L/C) hoặc nhờ thu, ngân hàng thương mại chỉ chấp nhận thanh toán nếu bộ chứng từ phù hợp với quy định trong hợp đồng mua bán hoặc điều khoản của L/C. Bộ chứng từ này thường bao gồm cả chứng từ thương mại và chứng từ tài chính.
-
Chứng từ tài chính: điển hình là hối phiếu (Bill of Exchange), ngoài ra còn có lệnh phiếu, séc, thẻ thanh toán.
-
Chứng từ thương mại: bao gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), chứng từ vận tải (vận đơn đường biển, vận đơn hàng không…), chứng từ bảo hiểm, chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm dịch, giấy phép xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan…
-
Chứng từ khác: có thể bao gồm biên lai kho hàng (Warehouse Receipt), hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice, hiện nay ít dùng), hoặc các giấy tờ xác nhận tính chất hàng hóa theo yêu cầu của cơ quan nhập khẩu.
Căn cứ vào chức năng, hệ thống chứng từ thương mại quốc tế thường được chia thành:
-
Chứng từ tài chính (Hối phiếu, Séc, Lệnh phiếu, Thẻ thanh toán).
-
Chứng từ hàng hóa (Invoice, Packing List, Chứng nhận chất lượng, số lượng…).
-
Chứng từ vận tải (B/L, AWB, CMR…).
-
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate).
-
Chứng từ hải quan, pháp lý, kỹ thuật (Tờ khai hải quan, Giấy phép XNK, C/O, Chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận hun trùng, MSDS…).
Như vậy, chứng từ trong thương mại quốc tế vừa là công cụ pháp lý, vừa là phương tiện đảm bảo quyền lợi cho các bên, đồng thời đóng vai trò then chốt trong hoạt động thanh toán quốc tế và giải quyết tranh chấp ngoại thương.
2. Các loại chứng từ thương mại quốc tế
2.1. Chứng từ tài chính
Chứng từ tài chính, bao gồm: Hối phiếu, Séc, Lệnh phiếu, thẻ thanh toán, chi tiết xem tại bài viết: Các phương tiện trong thanh toán quốc tế
2.2. Chứng từ hàng hóa
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người bán phát hành (do người bán xuất hay còn gọi do người bán lập) và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.
2.2.1. Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
Hoá đơn thương mại là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng.
Trị giá của hóa đơn có thể không giống trị giá của hợp đồng do việc giao hàng từng phần (mỗi lần giao hàng phát hành một hóa đơn) hoặc giao hàng có dung sai (cho phép giao nhiều hơn hoặt ít hơn số lượng quy định ban đầu).
Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, nộp cho hải quan để xác định thuế và làm thủ tục hải quan…
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Người xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
(4) Phải ghi bằng loại tiền của Thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C)
(5) Không cần phải ký (theo UCP600)
(6) Mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong Thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C).
Căn cứ vào chức năng, hoá đơn thương mại (commercial invoice) có thể được phân thành: Hoá đơn tạm tính, hoá đơn chính thức, hoá đơn chi tiết, hoá đơn chiếu lệ, hoá đơn trung lập, hoá đơn xác nhận…
– Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hoá đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hoá (trong trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần).
– Hoá đơn chính thức (Final invoice) là hoả đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
– Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
– Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức giống như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Hoá đơn chiếu lệ giống như một c hình thức hoá đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu (đối với hàng xuất nhập khẩu có điều kiện).
– Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.
– Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của Phòng Thương mại và công nghiệp xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
Chi tiết xem tại bài viết: Hóa đơn thương mại
2.2.2. Phiếu đóng gói (Packing list)
Đây là bản kê khai tất cả hàng hóa trong một kiện hàng (thùng hàng, container…) và trong một lô hàng. Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa với nội dung bao gồm: Tên người bán và người mua, tên hàng, số hiệu hợp đồng số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số thứ tự của kiện hàng, trọng lượng hàng hóa đó, thể tích của kiện hàng, số lượng container và số container.
Thông thường P/L và INV được thiết kế trên cùng form (cùng một giao diện) và chỉ khác nhau về nội dung chính nên hai chứng từ này rất giống nhau.
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Người xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
Phiếu đóng gói được được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết, hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).
Chi tiết xem tại bài viết: Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
2.2.3. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
Việc xác nhận phẩm chất hàng hóa được thực hiện bởi người sản xuất, cơ quan kiểm nghiệm (ví dụ: Tổ chức có chức năng giám định hàng, kiểm nghiệm hàng hóa… ), hoặc tùy theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa là một loại chứng từ để xác định tính chất hàng hóa. Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa được sử dụng trong trường hợp cần xác nhận hàng phù hợp với quy định của hợp đồng.
Nội dung của giấy chứng nhận phẩm chất thường gồm hai phần:
Phần 1: Ghi rõ các đặc điểm riêng của lô hàng, bao gồm: Tên địa chỉ người gửi, người nhận; Tên hàng; Số hiệu hợp đồng; Ký mã hiệu; Số lượng và trọng lượng hàng kê khai Phương tiện vận tải được lựa chọn; Cảng xếp, dỡ hàng; Ngày xếp hàng.
– Phần 2: Ghi rõ kết quả của việc kiểm nghiệm. Nội dung của phần 2 có thể được thể hiện bằng một số cách trình bày khác nhau như:
+ Kết quả kiểm tra từng chỉ tiêu chất lượng như độ ẩm, tỷ lệ % hạt không đạt yêu cầu chất lượng;…
+ Lập kết luận chung như: “Hàng phù hợp hoàn toàn với quy định của hợp đồng số… ngày.” (The commodity fully meets the requirements of the contract No… dated…)
+ Trình bày kết quả kiểm tra và cả kết quả kết luận.
Tùy theo tính chất hàng, nội dung giấy chứng nhận chất có thể thay đổi để phù hợp.
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng. Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả của việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó, do hai bên thoả thuận.
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Nhà sản xuất hoặc Cơ quan kiểm định chất lượng
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng hoặc khi hàng đến
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc/ 2 bản copy
2.2.4. Các chứng từ khác
2.2.4.1. NCV (No Commercial value) – Hóa đơn cho hàng không thanh toán
Trong xuất nhập khẩu, bất cứ hàng hóa hữu hình nào đi qua biên giới hải quan đều phải có hóa đơn. Đây là chứng từ thể hiện giá trị (về mặt vật chất) của hàng hóa, vì vậy dù bạn được cho tặng hoặc thuê mượn… mà không phải trả tiền cho người gửi thì bạn vẫn phải xuất trình cho hải quan hóa đơn do người gửi hàng phát hành.
Đối với những lô hàng không phải thanh toán (hàng mẫu, hàng bảo hành, quà biếu tặng…) loại hóa đơn này phải được ghi chú rõ ràng “No commercial value” hoặc ghi cụ thể hơn “No commercial value. Value shown for customs purpose only” nghĩa là “Hóa đơn không có giá trị thương mại, Giá trị thể hiện chỉ để khai báo hải quan”.
Lưu ý:
Mặc dù lô hàng “No commercial value” không phát sinh việc thanh toán nhưng vẫn chịu các quy định về thuế như hàng mua bán bình thường. Do đó bạn nên tìm hiểu kỹ và cân nhắc về giá trị sẽ khai báo trên hoá đơn này để lô hàng được miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc miễn thuế hoặc nộp thuế không quá nhiều.
2.2.4.2. Bảng kê chi tiết (Specification)
Bảng kê chi tiết là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng khi hàng hoá có nhiều loại khác nhau, tên gọi, phẩm cấp khác nhau.
Bảng kê chi tiết hàng hoá, tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.
2.2.4.3. Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity)
Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai,…
Các giấy chứng nhận này có thể do người sản xuất hoặc công ty giảm định độc lập cấp.
Nội dung của giấy chứng nhận số lượng thường bao gồm các thông tin như: Tên, địa chỉ người gửi, người nhận; Tên hàng; Cảng gửi hàng đi, cảng nhận đến; Ký mã hiệu; Tổng số lượng hàng hóa…
Phần quan trọng nhất của giấy chứng nhận số lượng là kết luận: hoặc xác nhận số lượng / trọng lượng hàng phù hợp với quy định của hợp đồng; hoặc tính toán để nêu tổng số lượng hàng, giúp người nhận chứng từ thấy số lượng hàng phù hợp với quy định của hợp đồng.
2.2.4.4. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight)
Giấy chứng nhận trọng lượng là chứng từ xác định trọng lượng của hàng hóa do cơ quan Hải quan hoặc tổ chức giám định hàng cấp, tùy theo quy định của hợp đồng.
Nếu hàng hóa có khối lượng lớn như than, ngũ cốc…, chứng từ này là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng người bán đã gửi với hàng thực nhận về khối lượng của từng mặt hàng cụ thể.
Nội dung của giấy chứng nhận trọng lượng bao gồm: Tên, địa chỉ người gửi, người nhận hàng; Phương tiện vận chuyển; Tên hàng; Trọng lượng, số lượng kê khai; Cảng xếp dỡ hàng; Ngày xếp hàng lên tàu; Trọng lượng cả bì (Gross weight); Trọng lượng tịnh (Net weight); Tên cơ quan xác nhận.
2.2.4.5. Chứng từ kho hàng
Chứng từ kho hàng là những chứng từ do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác định đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hoá đó. Chứng từ kho hàng phổ biến nhất là: biên lại kho hàng và chứng chỉ lưu kho.
Biên lai kho hàng (Warehouse’s receipt) là chứng từ do xí nghiệp kho hàng cấp để biên nhận đã lưu kho một số hàng hoá nhất định trong một thời hạn nhất định khi người chủ hàng đã trả một khoản tiền nhất định. Hàng hoá sẽ được giao cho người chủ hàng hoặc cho một người nào đó được người chủ hàng chuyển nhượng bằng cách ký hậu trên biên lai kho hàng.
Chứng chỉ lưu kho (Warrant certificate) là chứng từ do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ để xác nhận hàng hoá đã được tiếp nhận bảo quản trong kho. Chứng chỉ lưu kho gồm hai phần: phần chứng nhận lưu giữ hàng và phần chứng nhận cầm cố. Phần chứng nhận cầm cố được dùng để vay tiền với sự bảo đảm bằng số hàng đang được lưu kho. Muốn nhận được hàng hoá từ xí nghiệp kho hàng, người đi nhận hàng phải xuất trình đồng thời cả hai phần nói trên của chứng chỉ lưu kho.
2.2.4.6. Hoá đơn lãnh sự (Consular invoice)
Hoá đơn lãnh sự là hoá đơn trên đó lãnh sự của nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng trị giá của lô hàng. Một số nước quy định rằng lãnh sự có thể ký trực tiếp trên hoá đơn thương mại. Một số nước khác lại quy định rằng hoá đơn lãnh sự phải được lập trên những giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra lại và thị thực.
2.3. Chứng từ vận tải
Chứng từ vận tải là chứng từ do người chuyên chở cấp (do người chuyên chở phát hành) để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở.
Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là vận đơn đường biển; biên lai thuyền phó; giấy gửi hàng đường biển… (khi vận chuyển hàng hoá bằng đường biển); Vận đơn đường sắt (khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt); Vận đơn đường không (khi hàng được chuyên chở bằng máy bay)…
2.3.1. Chứng từ vận tải đường biển
2.3.1.1. Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hoa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp.
Vận đơn đường biển để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu và làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Vận đơn đường biển cho biết những thông tin quan trọng về lô hàng, ngày hàng được bốc lên tàu và thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại cảng đến…
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Người vận tải (hãng vẫn tải) hoặc Người giao nhận (Forwarder)
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc/ 3 bản copy
(4) Phải chỉ rõ tên của người chuyên chở
(5) Được ký bởi người chuyên chở hoặc đại lý hoặc thuyền trưởng hoặc người đại diện
(6) Chỉ rõ hàng hóa đã được xếp lên một con tàu chỉ định tại cảng giao hàng quy định trong Thư tín dụng
(7) Chỉ rõ chuyến hàng được giao từ cảng xếp hàng tới cảng dỡ hàng quy định trong Thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C)
(8) Là bản vận đơn gốc duy nhất hoặc nếu phát hành hơn một bản gốc là trọn bộ bản gốc như thể hiện trên vận đơn.
Các nội dung chi tiết về Vận đơn đường biển, xem tại bài viết Vận đơn Đường biển
2.3.1.2. Các chứng từ vận tải đường biển khác
Khi thực hiện vận chuyển hàng hoá bằng đường biển, ngoài vận đơn đường biển còn có các chứng từ sau:
– Giấy gửi hàng đường biển (Seaway bill)
Giấy gửi hàng đường biển là bằng chứng về việc hàng hóa được nhận như được ghi trong giấy gửi hàng đường biển; là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hàng bằng đường biển. Giấy gửi hàng đường biển không được chuyển nhượng.
Chi tiết xem tại bài viết: Giấy Gửi Hàng Đường Biển (Seaway Bill)
– Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt)
Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu. Đây chính là cơ sở để thuyền trưởng cấp vận đơn.
Biển lại thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá, vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép.
– Phiếu gửi hàng (Shipping note)
Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu. Đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.
– Bản lược khai hàng (Cargo Manifest)
Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, cung cấp thông tin về tiền cước. Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
– Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan)
Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào.
– Bản kê sự kiện (Labour and time sheet)
Bản kê sự kiện là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/dỡ hàng,…). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/dỡ hàng.
– Bản tính thưởng phạt xếp dỡ (Demurrage and Despatch report)
Bản tính thưởng phạt xếp dỡ là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn xếp/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc xếp/dỡ hàng.
– Biên bản nhận hàng (Delivery receipt)
Biên bản nhận hàng là biên bản kỷ kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ.
– Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo out turn report – COR)
Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.
– Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai của tàu (Certificate of short overlanded cargo and out turn report – CSC)
Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai của tàu là chứng từ do đại lý hãng tàu cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.
2.3.2. Vận đơn đường bộ, đường sắt, đường sông, đường hàng không
Vận đơn đường bộ, đường sắt, đường sông là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt/đường bộ/đường sông.
Người ký chứng từ là người chuyên chở hoặc đại lý người chuyên chở. Trên bề mặt phải thể hiện tên người chuyên chở trừ vận đơn đường sắt không ghi rõ tên Người chuyên chở, nhưng bất kỳ dấu, chữ ký nào của Công ty đường sắt sẽ được chấp nhận là chứng từ được ký bởi Người chuyên chở.
Chứng từ phải thể hiện hàng hóa đã được “nhận để chở”, “nhận để chuyển” và phải chỉ ra nơi nhận hàng để chở và nơi giao hàng cuối cùng. Ngày phát hành chứng từ là ngày giao hàng. Nếu có ghi chú khác thì ngày trên ghi chú là ngày giao hàng thực tế.
– Vận đơn hàng không (Airway Bill) sử dụng cho việc chuyên chở hàng bằng máy bay.
Vận đơn phải thể hiện ngày khởi hành thực tế (Flight date) (nếu thể hiện tại ô in sẵn “For Carrier’s Use Only” (hoặc tương tự) thì không được coi là ngày giao hàng). Sân bay khởi hành và sân bay đến, chuyển tải phải đúng theo L/C.
Việc mô tả hàng hóa không được mâu thuẫn với hóa đơn và L/C. Người nhận hàng (Consignee) phải thể hiện đúng theo quy định L/C (của một bên đích danh). Tên và địa chỉ của bên được thông báo (Notify Party) phải thể hiện đúng theo yêu cầu của L/C (Điều 23, UCP600). Vận đơn có ghi chú “hàng hóa đã được nhận để chở” (accepted for carriage). Có thể ghi hàng hóa sẽ hoặc có thể được chuyển tải (mặc dù L/C không cho phép) và toàn bộ hành trình chở hàng chỉ sử dụng một chứng từ vận tải.
Phương thức thanh toán cước phí (điều kiện giao hàng loại F, C) phải phù hợp với điều kiện giao hàng quy định trong L/C. Mọi thay đổi, sửa chữa vận đơn phải được người phát hành ký tắt và đóng dấu xác thực.
Số bản vận đơn được xuất trình phải theo quy định trong L/C. Nếu L/C yêu cầu một bộ đầy đủ hoặc bản chính thì phải xuất trình cả bản chính dành cho người gửi hàng/chủ hàng.
2.3.2.1. Vận đơn đường sắt (Rail Way Bill)
Vận đơn đường sắt là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
Tại Hội Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá; tiền cước chuyên chở.
Cơ quan đường sắt thường ký phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ. Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng, thông báo giao hàng…
Theo hiệp định SMGS, vận đơn đường sắt gồm 5 tờ như nhau. Tờ số 1 là bản chính giấy gửi hàng, được gửi theo hàng tới ga đến và giao cho chủ nhận cùng với hàng hoá. Tờ số 2 gọi là “giấy theo hàng”, được lập tuỳ theo số lượng đường sắt tham gia chuyên chở, trong đó đường sắt gửi lưu 2 bản, đường sắt quá cảnh và đến, mỗi nơi lưu 1 bản. Tờ số 3 là bản sao giấy gửi hàng, được giao lại cho chủ gửi hàng sau khi xếp xong hàng ở ga gửi. Tờ số 4 gọi là giấy giao hàng, đi theo hàng đến ga đến dùng để giao hàng và được ga đến của đường sắt đến lưu lại, trên giấy này có chữ ký của người nhận hàng. Tờ số 5 gọi là “giấy báo tin hàng đến”, đi theo hàng đến ga đến và được gửi cho chủ nhận hàng để báo tin hàng đến. Ngoài ra các bản bổ sung gồm có: 2 bản cho đường sắt gửi, 1 bản cho mỗi đường sắt quá cảnh tham gia chuyên chở hàng hoá.
Trong các giấy tờ trên, Bản chính giấy gửi hàng là quan trọng nhất. Bản chính giấy gửi hàng có đóng dấu ngày tháng của ga gửi là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt.
Về hình thức, vận đơn đường sắt có 2 loại: Vận đơn chở chậm và vận đơn chở nhanh. Vận đơn chở chậm chữ màu đen in trên giấy trắng; vận đơn chở nhanh chữ màu đen in trên giấy trắng có vạch đỏ rộng lem ở mép trên và dưới của cả 2 mặt trước và sau.
2.3.2.2.Vận đường đường không (Airway Bill AWB)
Vận tải hàng không tuy chỉ chuyên chở khoảng 1% số lượng hàng hoá trong mua bán quốc tế nhưng lại chiếm một trị giá chuyên chở khoảng 20% tổng trị giá trong buôn bán quốc tế. Dù vận tải hàng không chỉ chuyên chở hàng hoá với số lượng không lớn nhưng nó lại chuyên chở những loại hàng hoá có ý nghĩa rất lớn như hàng trị giá cao, hàng mau hỏng, hàng cứu trợ khẩn cấp, hàng thời vụ, hàng đòi hỏi giao ngay, bưu kiện, bưu phẩm, chứng từ, tài liệu…
Vận đơn hàng không Là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu và làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Vận đơn hàng không cho biết những thông tin quan trọng về lô hàng, ngày chuyển bay khởi hành và thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại sân bay đến…
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Người vận tải (hãng vẫn tải) hoặc Người giao nhận (Forwarder)
(2) Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 3 bản gốc/ nhiều bản copy
(4) Phải chỉ rõ tên của người chuyên chở
(5) Được ký bởi người chuyên chở hoặc đại lý
(6) Chỉ rõ rằng hàng hóa đã được nhận để chở
(7) Chỉ rõ ngày phát hành
(8) Chỉ rõ sân bay khởi hành và sân bay đến quy định trong Thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C)
(9) Là bản gốc dành cho người gửi hàng hoặc người giao hàng
Các nội dung chi tiết liên quan vận đơn hàng không, xem tại bài viết Các tiêu chí trên Vận đơn hàng không AWB TẠI ĐÂY
2.3.3. Vận đơn vận tải liên hợp (đa phương thức Combined/Multimodal B/L)
Trong vận tải đa phương thức, hàng hóa được vận chuyển từ nơi đi đầu tiên đến nơi đến cuối cùng bằng nhiều loại hình vận tải qua nhiều chặng đường khác nhau có sự tham gia của nhiều người chuyên chở. Vì vậy thường có một người đứng ra tổ chức và chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình vận tải, đó là người kinh doanh vận tải đa phương thức hay người ký kết hợp đồng vận tải và chịu trách nhiệm về việc chuyên chở hàng hóa như người chuyên chở duy nhất.
Là loại vận đơn sử dụng trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển từ điểm khởi hành đến điểm đích bằng hai hay nhiều loại phương thức vận tải khác nhau, như đường biển, đường bộ hoặc đường sắt (tàu biển và ô tô, tàu hỏa).
của m Loại vận đơn này sử dụng duy nhất một chứng từ vận tải. Người ký phát chứng từ vận tải đa phương thức là người kinh doanh vận tải đa phương thức – MTO (thuyền trưởng, người giao nhận, đại lý chuyên trở của MTO).
Vận đơn liên hợp/đa phương thức có thể chuyển nhượng vì có các chức năng tương tự như vận đơn đường biển. Lưu ý khi sử dụng vận đơn vận tải đa phương thức:
+ Nếu ngày nhận hàng để chở trùng với ngày phát hành vận đơn, không cần có ghi chú riêng về ngày nhận hàng thì ngày phát hành chính là ngày giao hàng. Ngược lại, ngày có ghi chú riêng về nhận hàng sẽ được coi là ngày giao hàng.
+ Nơi nhận hàng để xếp khác với cảng bốc hàng, nơi dỡ hàng khác với nơi hàng đến cuối cùng.
+ Hành trình chuyên chở hàng hóa phải có ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau tham gia.
Khác với vận đơn thông thường, vận đơn vận tải đa phương thức được phát hành và có hiệu lực ngay tại nơi nhận hàng (khác với cảng bốc hàng), do đó không cần phải có ghi chú “On board” trên vận đơn, không cần phải chỉ ra tên con tàu mà hàng thực sự được bốc lên, có thể ghi tên con tàu dự định (Intended vessel).
2.4. Chứng từ bảo hiểm (Insurance documents)
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người mua bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.
Theo yêu cầu của người được bảo hiểm, người bảo hiểm có nghĩa vụ cấp đơn bảo hiểm (Insurance policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate) cho người được bảo hiểm. Đơn bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm là bằng chứng về việc giao kết hợp đồng bảo hiểm, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hoá hợp đồng này.
Những nội dung chính thể hiện trên các chứng từ này gồm:
– Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó, người ta quy định rõ trách nhiệm của tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm.
– Các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm (như tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng…) và về việc tính toán phí bảo hiểm (như giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm đã được thoả thuận…).
Đơn bảo hiểm có thể cấp theo các hình thức: Đơn bảo hiểm chuyến (là đơn bảo hiểm cấp cho đối tượng bảo hiểm từ một địa điểm này đến một hoặc nhiều địa điểm khác; Đơn bảo hiểm thời hạn (là đơn bảo hiểm cấp cho đối tượng bảo hiểm trong một thời gian nhất định); Đơn bảo hiểm định giá (là đơn bảo hiểm trong đó người bảo hiểm đồng ý trước giá trị của đối tượng bảo hiểm ghi trong đơn bảo hiểm, phù hợp với giá trị được bảo hiểm và được sử dụng khi giải quyết bồi thường tổn thất toàn bộ hoặc bồi thường tổn thất bộ phận); Đơn bảo hiểm không định giá (là đơn bảo hiểm không ghi giá trị của đối tượng bảo hiểm, nhưng số tiền bảo hiểm phải ghi rõ trong đơn bảo hiểm).
Giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm dài hạn.
Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.
Là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường khi có tổn thất xảy ra. Tùy thuộc vào cách thức mua bảo hiểm mà chứng từ bảo hiểm có thể gặp gồm các loại: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) và Đơn bảo hiểm (Insurance Policy).
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Công ty bảo hiểm
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 hoặc nhiều bản gốc/ 2 bản copy
(4) Phải được ký bởi công ty bảo hiểm hoặc đại lý
(5) Nếu chứng từ bảo hiểm ghi rõ là đã được phát hành nhiều hơn một bản gốc, thì tất cả bản gốc phải được xuất trình
(6) Ngày của chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi trên chứng từ bảo hiểm thể hiện là bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày không chậm hơn ngày giao hàng
(7) Phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và cùng loại tiền của Thư tín dụng (nếu thanh toán bằng L/C).
Xem chi tiết về Chứng từ bảo hiểm tại bài viết: Chứng từ bảo hiểm hàng hóa
Xem thêm chi tiết về bảo hiểm tại bài viết Bảo hiểm Hàng hóa Xuất Nhập Khẩu
2.5. Chứng từ hải quan, pháp lý, kỹ thuật
Chứng từ hải quan là những chứng từ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc phát hành mà theo pháp luật hải quan chủ hàng phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ra, vào lãnh thổ hải quan của một quốc gia.
Trong số các chứng từ hải quan, chúng ta thường gặp các loại chứng từ sau: Tờ khai hải quan, giấy phép xuất, nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ, hoá đơn lãnh sự, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật v.v…
2.5.1. Tờ khai hải quan (Customs declaration)
Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý do chủ hàng khai (theo mẫu của cơ quan hải quan) và nộp cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá.
Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan để thực hiện thông quan hàng hoá và phương tiện vận tải, vì vậy khi thực hiện thủ tục hải quan, chủ hàng không được phép nợ tờ khai hải quan.
Tờ khai hải quan có các chức năng cơ bản sau: là tài liệu dùng để khai những thông tin về chủ thể và đối tượng phải làm thủ tục hải quan và chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan; là chứng từ pháp lý trong việc kiểm tra hải quan; là chứng từ kế toán đối với chủ hàng và là cơ sở để thống kê hải quan.
Theo Chuẩn mực 3.11 của Công ước Kyoto, nội dung của Tờ khai hàng hoá do Hải quan quy định. Mẫu văn bản Tờ khai hàng hoá phải phù hợp với các tiêu chuẩn cơ bản của Liên hợp quốc.
Đối với quy trình làm thủ tục thông quan tự động, hình thức Tờ khai hàng hoá đăng ký bằng phương tiện điện tử phải dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn quốc tế đối với việc trao đổi thông tin điện tử như quy định trong các khuyến nghị của Hội đồng hợp tác Hải quan về công nghệ thông tin.
Cũng theo Công ước Kyoto, Hải quan phải giới hạn những dữ liệu yêu cầu trong Tờ khai hàng hoá trong khuôn khổ những thông tin được coi là cần thiết cho việc tính và thu thuế hải quan, thuế khác, cho việc lập số liệu thống kê và cho việc thi hành Luật Hải quan (Chuẩn mực 3.12).
Các nội dung chi tiết của tờ khai xuất khẩu, tờ khai nhập khẩu, xem tại các bài viết sau:
2.5.2. Giấy phép xuất khẩu nhập khẩu (Export Import licence)
Giấy phép xuất khẩu nhập khẩu là chứng từ do Bộ Công thương cấp hoặc các cơ quan quản lý chuyên ngành cấp, cho phép chủ hàng được xuất khẩu hoặc nhập khẩu một hoặc một số hàng hoá nhất định, trong một thời gian nhất định.
Nội dung của giấy phép xuất/nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của người bán (hoặc người mua), tên và địa chỉ của người xin xuất/nhập khẩu; số hiệu và ngày tháng của hợp đồng; tên của cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải; tên hàng, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép.
2.5.3. Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh
Giấy chứng nhận kiểm dịch Với hàng nhập khẩu có liên quan hoặc có nguồn gốc thực vật/ động vật, kiểm dịch là để đảm bảo không cho mầm bệnh theo hàng hóa đi vào nước nhập khẩu. Với hàng xuất khẩu, công việc cũng tương tự, nhưng là để chứng minh hàng đảm bảo điều kiện về kiểm dịch để xuất khẩu ra nước ngoài. Sau khi các hoạt động kiểm dịch được thực hiện với lô hàng xuất nhập khẩu thì lô hàng sẽ được cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch.
Lưu ý:
(1) Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
Đây là những chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate) do cơ quan thú y cấp khi hàng hoá là động vật (súc vật, cầm thú) hoặc có nguồn gốc động vật (lông cừu, lông thú, len, trứng…) hoặc khi bao bì của chúng có nguồn gốc động vật, đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate) do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật, thảo mộc, hoặc có nguồn gốc thực vật (hạt giống, bông, thuốc lá…) đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch. Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch đó, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra và xử lý về dịch bệnh – đối tượng kiểm dịch, chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh.
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate) do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra chất lượng hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, sau khi kiểm tra hàng hoá (là thực phẩm, đồ uống, đồ hộp…) và thấy trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người dùng.
2.5.4. Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
Một số mặt hàng có nguồn gốc hữu cơ như: gạo, cà phê, tiêu, điều…, có nguồn gốc từ gỗ như: hàng mây tre lá, hàng thủ công mỹ nghệ… nếu không xử lý bằng hóa chất thì trong quá trình vận chuyển sẽ phát sinh mối, mọt, nấm mốc hoặc côn trùng gây hại môi trường. Do đó hải quan ở các nước nhập khẩu yêu cầu hàng hóa phải được hun trùng. Để chứng minh hàng đã được hun trùng các nhà xuất khẩu phải xuất trình Giấy chứng nhận hun trùng. Lưu ý:
(1) Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hun trùng
(2) Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
(3) Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
2.5.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ là văn bản do tổ chức thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hoá cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá đó. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Đồng thời, trong chừng mực nhất định, còn nói lên phẩm chất của hàng hoá, nhất là những thổ sản, bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất ở đó có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá.
Người đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá xuất khẩu phải nộp cho tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực về nội dung bộ hồ sơ đó. Người đề nghị cấp C/O yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp C/O trong trường hợp hợp đồng thương mại có điều khoản quy định phải có C/O hoặc trường hợp hàng hoá xuất khẩu có liên quan đến các cam kết quy định trong các Điều ước quốc tế với các nước hoặc các tổ chức quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc tham gia. Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của người mua; tên và địa chỉ của người bán; tên hàng, số lượng, ký mã hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng; xác nhận của tổ chức có thẩm quyền.
Tổ chức hoặc cá nhân nhập khẩu hàng hoá nếu có nhu cầu hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi, phải có Giấy chứng nhận xuất xứ do tổ chức có thẩm quyền cấp, xác nhận hàng hoá có xuất xứ từ nước đã có thoả thuận về đối xử tối huệ quốc trong quan hệ thương mại với Việt Nam. Trong trường hợp hàng nhập khẩu (hàng mới) từ nước đã có thoả thuận về ưu đãi thuế, nếu chủ hàng không xuất trình được Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) thì Hải quan vẫn làm thủ tục nhập khẩu và áp dụng mức giá tính thuế cao nhất của Biểu giá tính thuế áp dụng cho chủng loại hàng hoá đó.
Tại Việt Nam, các cơ quan có thẩm quyền cấp C/O bao gồm:
– C/O thông thường do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác cấp theo quy định của pháp luật.
– C/O đối với hàng hoá được hưởng ưu đãi theo các Hiệp định hoặc thoả thuận giữa Việt Nam và các nước, nhóm nước hoặc tổ chức kinh tế quốc tế do Bộ Công thương hoặc cơ quan được Chính phủ chỉ định cấp.
– C/O cấp cho hàng hoá sản xuất tại các Khu công nghiệp, Khu chế xuất do Ban quản lý Khu Công nghiệp hoặc Khu chế xuất cấp.
Tuỳ theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và thuế quan, có ra các mẫu (form) C/O thích hợp như: Form A dùng để thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập (GSP); Form B dùng cho các sản phẩm xuất khẩu mà bên mua yêu cầu cung cấp C/O; Form C dùng để thực hiện bản “Thoả thuận ưu đãi thương mại” (PTA); Form D dùng để thực hiện hệ thống ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT) đang được áp dụng giữa các nước ASEAN; Form 0 dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu vào các nước thuộc Hiệp hội Cà phê quốc tế (ICO); Form X dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu sang các nước ngoài ICO; Form T dùng cho các mặt hàng dệt may xuất khẩu sang các nước thuộc EU; Form (không tên) dùng cho các mặt hàng dệt thủ công xuất khẩu sang các nước thuộc EU.
Hiện tại C/O có thể được phát hành dưới dạng C/O điện tử (ví dụ: C/O form D) hoặc được thay thế bằng chứng từ tự chứng nhận xuất xứ (ví dụ: theo Hiệp định EVFTA).
Chi tiết về giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, xem tại bài viết: Giấy chứng nhận xuất xứ
2.5.6. MSDS – Chứng từ quan trọng đối với hóa chất, mỹ phẩm…
Định nghĩa: Bảng chỉ dẫn về an toàn hàng hóa (Material Safety Data Sheet – MSDS) áp dụng cho những mặt hàng có thể gây nguy hiểm cho quá trình vận chuyển như: hàng cháy nổ, hóachất dễ ăn mòn, hàng hóa có mùi…
MSDS do nhà sản xuất (hoặc người bán, người gửi hàng) cung cấp cho hãng vận chuyển (hãng tàu hoặc hãng hàng không), có tác dụng chỉ dẫn cho người vận chuyển thực hiện các quy trình an toàn hàng hóa trong quá trình sắp xếp hàng, hoặc xử lý hàng khi gặp sự cố. MSDS được gửi kèm với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển cho đến khi đến tay người nhập khẩu. Đối với hàng hóa là hóa chất, trong bộ hồ sơ hải quan nên có kèm theo MSDS (đóng dấu sao y của nhà nhập khẩu) để xác nhận rằng MSDS này đã được nhà nhập khẩu chấp nhận.
Lưu ý:
Thông tin trên MSDS là có tính pháp lý trong xử lý các sự cố liên quan đến lô hàng nên thông tin cung cấp trên MSDS phải đảm bảo tính chính xác cao.
3. XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU THÔNG DỤNG
Thông thường một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc Hóa đơn phi mậu dịch – Non Commercial Invoice
- Packing List P/L – PHiếu đống gói
- Bill (Bill of Lading Vận đơn đường biển, AWB vận đươn đường hàng không, vận đơn đường sắt …)
- C/O Giấy chứng nhận xuất xứ (với các lô hàng nhập khẩu cần hưởng thuế nhập khẩu đặc biệt, bắt buộc phải có)
- C/Q (Certificate of quantity/quality) – Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng
- Insurance Policy/Cercificate – Chứng từ bảo hiểm
- Chứng nhận kiểm dịch (động vật/ thực vật)
- Chứng nhận hun trùng
- MSDS (với hàng hóa chất, mỹ phẩm, nguy hiểm …)
Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ kỹ càng trước khi nhập/xuất khẩu
Để khâu thông quan được thuận lợi, hãy xem xét bộ chứng từ thật kỹ và đảm bảo các chứng từ trong bộ chứng từ là thống nhất nhau và thuận lợi cho cán bộ hải quan khi xem xét duyệt chứng từ
ví dụ: Chúng ta cần nhập khẩu mặt hàng có tên tiếng Việt là “Dây hàn Inox”, tên tiếng Anh là “Stainless Steel Wire for Welding”.
Trước khi nhập khẩu chúng ta tra cứu mã HS và tìm hiểu các chính sách mặt hàng áp dụng đối với hàng hóa này. Tra cứu trong biểu thuế có thể thấy 2 nhóm có khả năng phù hợp là Nhóm 7223
7223 – Dây thép không gỉ – Wire of stainless steel.
và Nhóm 8311
Dây, que, ống, tấm, điện cực và các sản phẩm tương tự, bằng kim loại cơ bản hoặc carbide kim loại, được bọc, phủ hoặc có lõi bằng chất trợ dung, loại dùng để hàn xì, hàn hơi, hàn điện hoặc bằng cách ngưng tụ kim loại hoặc carbide kim loại; dây và que, từ bột kim loại cơ bản được kết tụ, sử dụng trong phun kim loại.
Wire, rods, tubes, plates, electrodes and similar products, of base metal or of metal carbides, coated or cored with flux material, of a kind used for soldering, brazing, welding or deposition of metal or of metal carbides; wire and rods, of agglomerated base metal powder, used for metal spraying.
Liên hệ với bên xuất khẩu để kiểm tra, chúng ta xác định được mã HS đúng của mặt hàng “Dây hàn Inox” chính là Nhóm 7223 vì 100% cấu tạo của dây hàn này là Inox (Thép không gì) chứ không bao gồm các lớp khác nhau (được bọc, phủ hoặc có lõi bằng chất trợ dung) như mô tả của Nhóm 8311.
Nếu tên hàng trên toàn bộ chứng từ được mô tả như ban đầu là “Stainless Steel Wire for Welding” thì khi kiểm tra tờ khai hải quan, nhiều khả năng hải quan sẽ yêu cầu thêm chứng từ để chứng minh hoặc yêu cầu giám định hàng hóa khi làm thủ tục nhập khẩu.
Do đó ngay từ khi đàm phán hợp đồng, chúng ta nên đề nghị bên bán ghi chính xác tên hàng là “100% Stainless Steel Wire for Welding” để mặt hàng hoàn toàn phù hợp với Nhóm 7223. nhập khẩu. Như vậy bộ chứng từ được xử lý thuận tiện cho quá trình làm thủ tục hải quan
HP Toàn Cầu tổng hợp
Hãy liên lạc ngay với chúng tôi nếu bạn muốn được tư vấn về thuế xuất nhập khẩu hoặc thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa hay để nhận báo giá, dự toán thời gian vận chuyển
Công ty TNHH HP Toàn Cầu
Nhà cung cấp Dịch vụ Vận chuyển quốc tế, dịch vụ hải quan và giấy phép xuất nhập khẩu
Địa chỉ: Số 13, LK3 – NO03 – Khu đô thị Văn Khê – Phường Hà Đông – Hà Nội
Website : hptoancau.com
Email: info@hptoancau.com
Điện thoại: 024 3 73008608/ Hotline:08 8611 5726 / 098 487 0199
hoặc yêu cầu báo giá theo link
Lưu ý:
– Nội dung bài viết do HP Toàn Cầu tổng hợp và biên soạn từ các nguồn tài liệu tham khảo
– Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, trước khi sử dụng, bạn nên liên lạc HP Toàn Cầu để update nội dung cập nhật nhất (nếu có)
