Tổng quan Quy trình Nhập khẩu Hàng hóa

Mục tiêu bài học (Mục tiêu cho học viên):

1. Mô tả Quy trình (Process Mapping): Trình bày được một cách hệ thống các giai đoạn cốt lõi của một lô hàng nhập khẩu tiêu chuẩn, từ khâu chuẩn bị hợp đồng cho đến khi hàng hóa được đưa vào kho.
2. Xác định Trách nhiệm (Roles & Incoterms): Nhận diện chính xác trách nhiệm, nghĩa vụ của Bên Nhập khẩu và các bên liên quan (Bên Xuất khẩu, Forwarder) tại từng mốc thời gian quan trọng theo điều kiện Incoterms đã chọn.
3. Quản lý Chứng từ (Documentation Management): Nắm được các nhóm chứng từ chính cần được chuẩn bị, sử dụng và luân chuyển ở mỗi giai đoạn của lô hàng, đặc biệt là chứng từ dùng cho khai báo hải quan.
4. Nhận diện Rủi ro Chi phí và Thời gian (Cost & Time Risk): Chỉ ra được các điểm dễ phát sinh chi phí phạt (như DEM/DET) và tắc nghẽn quy trình (như kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành) để có phương án dự phòng.
5. Áp dụng Tư duy 3 Luồng: Vận dụng logic kiểm soát Luồng Hàng hóa, Luồng Chứng từ và Luồng Tiền vào chuỗi sự kiện nhập khẩu để tối ưu hóa thời gian và chi phí.

 

Phần 1: Lên kế hoạch: Phạm vi Trách nhiệm và Chi phí

Mọi lô hàng nhập khẩu thành công đều bắt đầu từ một kế hoạch đúng đắn. Nắm vững khung tham chiếu ngay từ đầu là chìa khóa để quản lý chi phí và tránh rủi ro.

1.1. Tầm quan trọng của Quy trình Nhập khẩu: Học để Quản lý Hiệu quả

Quy trình nhập khẩu là một chuỗi hành động được điều phối chặt chẽ, nơi bạn quản lý rủi ro xuyên suốt 3 luồng hoạt động chính và đảm bảo sự đồng bộ giữa chúng:

1. Luồng Hàng hóa (Goods Flow): Sự di chuyển vật lý của hàng hóa (container, hàng lẻ, hàng không, đường sắt, đường bộ …)
2. Luồng Chứng từ (Document Flow): Các giấy tờ pháp lý cần thiết để thông quan và thanh toán – bao gồm Vận đơn, Tờ khai Hải quan, Chứng nhận xuất xứ (C/O), Hóa đơn Thương mại, Phiếu đóng gói, … 

Luồng Tiền (Money Flow): Toàn bộ các giao dịch tài chính – bao gồm Thanh toán Quốc tế cho người bán, Nộp thuế, phí cho Nhà nước, thanh toán phí dịch vụ cho các bên Forwarder/Hãng tàu, v.v.

Việc nắm vững quy trình này giúp bạn chuyển từ vai trò người làm thủ tục sang người quản lý rủi ro và chi phí:

• Quản lý Chi phí Phát sinh: Sai sót hoặc chậm trễ (như chứng từ không khớp, chậm nộp Manifest, xác định sai mã HS …) có thể dẫn đến việc phát sinh Chi phí phạt lưu kho, lưu bãi (DEM/DET/Storage) và các chi phí phạt vi phạm hành chính. Nắm quy trình giúp bạn dự toán và khắc phục sai sót kịp thời.
• Quản lý Thời gian: Nắm được bản đồ giúp bạn biết chính xác thời điểm nào cần có chứng từ gốc, thời điểm nào cần khai báo, đảm bảo hàng hóa được thông quan và về kho đúng tiến độ.
• Tuân thủ Pháp luật (Compliance): Hiểu rõ quy trình và chính sách mặt hàng ngay từ khâu đầu tiên giúp bạn đáp ứng đúng yêu cầu, từ đó tránh bị phạt và khắc phục hậu quả (nếu có) phức tạp, tốn kém và mất thời gian 

1.2. Điều kiện giao hàng (Incoterms): Kim chỉ nam cho Phạm vi Công việc và Chi phí

Trong Hợp đồng Mua bán Quốc tế, Điều kiện giao hàng (Incoterms) đóng vai trò là kim chỉ nam để người nhập khẩu xác định chính xác kế hoạch hành động, phạm vi công việc, và toàn bộ cấu trúc chi phí Logistics của mình.

• Quyết định Trách nhiệm: Điều kiện giao hàng là cơ sở để phân định rõ ràng ai (Người Bán hay Người Mua) chịu trách nhiệm cho các công việc, rủi ro, và chi phí từ khâu vận tải chính cho đến khi hàng về kho.
  • Ví dụ 1 (Đường Biển): Nếu nhập khẩu theo FOB (Free On Board), người nhập khẩu chịu trách nhiệm thuê tàu và mọi rủi ro chi phí phát sinh sau khi hàng được xếp lên tàu tại cảng đi.
  • Ví dụ 2 (Mọi Phương thức): Nếu nhập khẩu theo FCA (Free Carrier), người nhập khẩu cũng chịu trách nhiệm sắp xếp vận tải chính, nhưng điều kiện này áp dụng cho cả đường biển, đường hàng không, đường bộ, và đường sắt.
• Xác định Chi phí Tổng thể: Dựa vào Điều kiện giao hàng, người nhập khẩu có thể tách bạch và dự toán chi phí một cách chính xác:
  • Giá trị hàng hóa (Cơ sở tính thuế).
  • Chi phí Thuế Nhập khẩu/VAT (phần chi phí lớn nhất, sẽ được tính dựa trên giá trị và Mã HS).
  • Chi phí Vận tải (Vận chuyển chính, Local Charge tại cảng).
• Lựa chọn Đối tác: Phạm vi trách nhiệm theo Điều kiện giao hàng quyết định mức độ can thiệp của bạn và việc bạn cần thuê Forwarder cho những khâu nào (từ cảng đi, cảng đến, hay chỉ làm thủ tục).

 

Phần 2: 4 Giai đoạn Cốt lõi của Quy trình Nhập khẩu

2.1. Giai đoạn 1: Lên kế hoạch, dự toán chi tiết và ký Hợp đồng

Đây là giai đoạn Quyết định (Make or Break), nơi người nhập khẩu phải thiết kế chi tiết cho toàn bộ lô hàng. Mọi sai sót ở đây sẽ gây ra chi phí lớn hoặc rủi ro pháp lý về sau.

Trụ cột 1: Chính sách Mặt hàng (Compliance)

• Xác định Mã HS: Mã HS là cơ sở để xác định chính sách mặt hàng, dự tính thuế và là nền tảng để tối ưu hóa thuế (FTA).
• Cấm, Dừng, hoặc Có điều kiện? Nhiệm vụ tiên quyết là tra cứu chính sách mặt hàng: Hàng hóa có bị cấm nhập khẩu không? Có thuộc diện tạm ngừng kinh doanh không? Hay có thuộc diện nhập khẩu có điều kiện (cần Giấy phép, Công bố hợp quy, Kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng, v.v.) không?

Trụ cột 2: Dự toán Chi phí Thuế, Chi phí Logistics, và Thời gian

• Tối ưu hóa Thuế: Sau khi có Mã HS, cần tra cứu Biểu thuế để xác định mức thuế Nhập khẩu và VAT. Đặc biệt, kiểm tra khả năng hưởng thuế ưu đãi đặc biệt thông qua các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết.
• Dự toán Chi phí Tổng thể: Lập bảng dự toán chi phí chi tiết bao gồm: Giá hàng, Thuế (NK, VAT, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tự vệ, chống bán phá giá – tùy mặt hàng), Chi phí Logistics (Vận tải chính, Local Charge), và các Chi phí phát sinh (Kiểm tra chuyên ngành, Phí dịch vụ) cho đến khi hàng về kho.
• Ước tính thời gian nhận hàng: Là một phần của dự toán tổng thể, ước tính thời gian vận chuyển giúp người nhập khẩu chủ động trong kinh doanh và quản lý rủi ro lưu kho/lưu bãi (DEM/DET) sau này.

Trụ cột 3: Hợp đồng và Chuẩn bị Tiền tệ

• Ký Hợp đồng (Contract of Sale): Hoàn tất Hợp đồng Mua bán Quốc tế. Đây là văn bản pháp lý nền tảng, bao gồm các điều khoản quan trọng nhất như:
  • Tên hàng/Quy cách/Chất lượng: Chi tiết mô tả hàng hóa để tránh tranh chấp khi nhận hàng.
  • Giá cả: Đơn giá và tổng giá trị lô hàng.
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms): Phân định trách nhiệm và chi phí
  • Giao hàng và Thanh toán: Quy định rõ thời gian giao hàng; phương thức và thời hạn thanh toán.
• Kế hoạch Thanh toán: Lên kế hoạch và chuẩn bị hồ sơ cho phương thức Thanh toán Quốc tế (L/C, D/P, T/T), đảm bảo nguồn tiền sẵn sàng đúng thời hạn, tránh ảnh hưởng đến việc nhận chứng từ.

2.2. Giai đoạn 2: Thanh toán, Sắp xếp Vận tải và Giấy tờ quản lý chuyên ngành

2.2.1. Quản lý Luồng Tiền: Thanh toán Quốc tế

Quản lý Luồng Tiền không chỉ là việc thực hiện nghĩa vụ mà còn là yếu tố kích hoạt việc giao hàng của người bán và chìa khóa để giải phóng chứng từ cho lô hàng.

• Kích hoạt Lô hàng: Việc người mua tiến hành thanh toán (chuyển tiền đặt cọc T/T) hoặc mở L/C (Tín dụng thư) thường là điều kiện tiên quyết để người bán bắt đầu sản xuất và sắp xếp vận chuyển hàng hóa.
• Thực hiện Thanh toán: Tiến hành chuyển tiền theo phương thức và điều khoản đã chốt trong hợp đồng (T/T, L/C, Nhờ thu D/P, D/A).
• Thanh toán ↔ Chứng từ Gốc: Mối quan hệ này quyết định khả năng làm thủ tục hải quan:
  • Phương thức T/T: Trong nhiều trường hợp, bạn có thể nhận chứng từ (Bill, Invoice, Packing List) dưới dạng scan hoặc điện tử (Surrendered B/L, Telex Release) và tiến hành làm thủ tục hải quan ngay.
  • Phương thức L/C hoặc D/P (Nhờ thu): Đây là hai phương thức nghiêm ngặt hơn. Ngân hàng sẽ giữ Bộ Chứng từ vận tải gốc (B/L gốc) cho đến khi bạn hoàn thành nghĩa vụ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
• Quản lý rủi ro: Mọi chậm trễ trong khâu thanh toán sẽ trực tiếp dẫn đến việc chậm nhận chứng từ (đối với L/C/D/P) hoặc làm gián đoạn lịch trình giao hàng của người bán.

2.2.2. Quản lý Luồng Hàng: Sắp xếp Vận tải

Công việc này do Người Nhập khẩu chủ trì và thường ủy thác cho Forwarder, tập trung vào việc điều phối và giám sát sự di chuyển vật lý của hàng hóa.

• Thông báo Lô hàng (Ready Notice): Người bán thông báo hàng đã sẵn sàng giao. Dựa trên Điều kiện giao hàng, Người Nhập khẩu sẽ thuê Forwarder của mình để bắt đầu quá trình Booking (Đặt chỗ) với Hãng vận tải (Carrier).
• Theo dõi Lịch trình (Tracking): Việc theo dõi hàng hóa đang ở đâu là trách nhiệm cần thiết:
  • Incoterms nhóm E, F (EXW, FCA, FOB): Người Nhập khẩu thường giao trách nhiệm này cho Forwarder của mình để cập nhật tiến độ liên tục.
  • Incoterms nhóm C, D (CFR, CIF, DDP…): Người Nhập khẩu nên chủ động theo dõi lịch trình của Hãng tàu/Hãng hàng không để kiểm soát ETA (ngày dự kiến đến) và chuẩn bị công việc ở cảng đến.
• Mua Bảo hiểm: Nếu Điều kiện giao hàng yêu cầu, Người Nhập khẩu cần mua bảo hiểm hàng hóa cho chặng vận chuyển chính. Công việc này có thể do Người Nhập khẩu tự thực hiện hoặc ủy thác cho Forwarder mua thay.
• Kiểm tra Bản nháp Chứng từ (Draft B/L): Ngay sau khi hàng lên phương tiện vận chuyển, Người Nhập khẩu nên nhận được và kiểm tra Bản nháp Vận đơn (Draft B/L) từ Forwarder/Người bán. Việc này cần thiết để xác nhận các thông tin quan trọng (Tên Consignee, mô tả hàng, v.v.) trước khi Vận đơn chính thức được phát hành.
• Thông báo Hàng đến (Arrival Notice): Đây là thông báo do Hãng vận tải (Carrier) hoặc Forwarder gửi đến Người Nhập khẩu, thông báo về ngày tàu/máy bay dự kiến đến (ETA) và tình trạng lô hàng. Người nhập khẩu cần dựa vào thông báo này để chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch nhận hàng tại cảng.
• Nộp E-Manifest: Việc khai báo thông tin hàng hóa đến (E-Manifest) với Hải quan Việt Nam là trách nhiệm của Hãng vận tải/Đại lý của họ (hoặc Forwarder). Người nhập khẩu cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo bước này được thực hiện kịp thời, tránh rủi ro bị phạt chậm nộp Manifest.

2.2.3. Thực hiện Giấy tờ Quản lý Chuyên ngành trước khi mở tờ khai

Với các hàng hóa cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, đây là bước rất quan trọng và đòi hỏi sự điều phối nhịp nhàng về thời gian để đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

• Hoàn tất Giấy phép: Đối với hàng hóa cần Giấy phép Nhập khẩu, Người Nhập khẩu cần nộp hồ sơ và hoàn tất việc cấp phép từ cơ quan chuyên ngành trong giai đoạn này (thời gian hàng đang di chuyển).
• Công bố Hợp quy/Hợp chuẩn: Đối với các mặt hàng yêu cầu Công bố trước khi nhập khẩu (như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng), Người Nhập khẩu cần hoàn thành việc nộp hồ sơ Công bố và nhận được Phiếu tiếp nhận hoặc Kết quả công bố trước khi hàng đến cảng.

Rủi ro Tuân thủ: Việc thiếu hoặc sai sót các giấy tờ “tiền đề” (Pre-clearance) khi hàng đến cảng có thể khiến lô hàng không được phép thông quan và phải đối mặt với các hình thức xử phạt của cơ quan nhà nước, bao gồm phạt tiền, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa, ngoài chi phí lưu kho/lưu bãi (DEM/DET) phát sinh.

2.2.4. Yêu cầu và Kiểm soát Ghi nhãn Hàng hóa

Việc ghi nhãn hàng hóa nhập khẩu (Labeling) theo quy định của Việt Nam là một điều kiện thương mại cần được thỏa thuận và kiểm soát chặt chẽ với người bán ngay sau khi ký hợp đồng và tiến hành thanh toán đầu tiên.

• Nguyên tắc Kiểm soát sớm: Người nhập khẩu phải thông báo rõ ràng cho Người bán về các yêu cầu tối thiểu trên nhãn gốc (Original Label) mà Hải quan và cơ quan chuyên ngành sẽ kiểm tra:
  • Tên hàng hóa.
  • Tên và Địa chỉ Nhà sản xuất/Xuất xứ (Country of Origin).
  • Các thông số kỹ thuật/thành phần/hạn sử dụng tùy theo mặt hàng.
• Rủi ro Nghiêm trọng: Việc Người bán dán nhãn thiếu, sai lệch hoặc không phù hợp với quy định của Việt Nam sẽ dẫn đến việc hàng hóa bị phạt hành chính, không được thông quan hoặc thậm chí buộc tái xuất/tiêu hủy (Giai đoạn 3), gây thiệt hại lớn.
• Thời điểm Ghi nhãn Phụ: Việc dán nhãn phụ bằng tiếng Việt (bao gồm các nội dung bắt buộc) phải được hoàn tất trước khi đưa hàng ra lưu thông trên thị trường. Người nhập khẩu có thể yêu cầu Người bán dán tại nước ngoài hoặc thực hiện tại kho riêng/kho ngoại quan sau khi hàng về.

2.3. Giai đoạn 3: Thủ tục Thông quan và Nhận hàng tại Cảng

Đây là giai đoạn áp lực về thời gian và chi phí, nơi hàng hóa đã đến cảng và mọi sự chậm trễ đều dẫn đến các chi phí lưu kho, lưu bãi đắt đỏ (DEM/DET).

2.3.1. Thủ tục Thông quan Hải quan (Customs Clearance)

Ở bước này, các kết quả chuẩn bị từ Giai đoạn 1 và 2 được sử dụng để hàng được Thông quan.

Thủ tục này được thực hiện bởi Người Nhập khẩu hoặc ủy quyền cho đơn vị khai thuê/Đại lý hải quan thực hiện khai báo và chịu trách nhiệm trong phạm vi nội dung được ủy quyền.

Chuẩn bị Hồ sơ: Tập hợp đầy đủ Bộ Chứng từ nhập khẩu (Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, C/O, v.v.) và các giấy tờ chuyên ngành đã hoàn tất ở Giai đoạn 2 (Giấy phép, Công bố).

Khai báo Tờ khai: Tiến hành truyền dữ liệu Tờ khai Hải quan điện tử (qua phần mềm VNACCS/VCIS). Mã HS và trị giá hàng hóa phải được nhập chính xác.

Phân luồng Tờ khai: Hệ thống Hải quan sẽ tự động phân luồng tờ khai, quyết định mức độ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa:

• Luồng Xanh: Thông quan ngay.
• Luồng Vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (Kiểm tra C/O, Chứng từ, Kiểm tra trị giá, v.v.).
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ và Kiểm hóa thực tế hàng hóa tại cảng/cửa khẩu.

Kiểm hóa: Người Nhập khẩu cần cử người đại diện (hoặc Forwarder) tham gia kiểm hóa cùng Cơ quan Hải quan để giám sát và xác nhận tình trạng lô hàng

Xử lý Kiểm tra Chuyên ngành tại cảng: Nếu hàng hóa yêu cầu kiểm tra thực tế tại thời điểm nhập khẩu (ví dụ: đăng ký kiểm dịch động thực vật, lấy mẫu kiểm tra chất lượng nhà nước), Người Nhập khẩu/Forwarder sẽ đăng ký và phối hợp kiểm tra ngay khi hàng về. Kết quả kiểm tra đạt là điều kiện tiên quyết để Hải quan cấp phép Thông quan.

Nộp Thuế: Thời điểm nộp Thuế trên tờ khai (gồm một hoặc một số loại thuế: Thuế Nhập khẩu, Thuế VAT, Thuế bảo vệ môi trường, Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế nhập khẩu bổ sung (tự vệ, chống bán phá giá, trợ cấp) phụ thuộc vào kết quả phân luồng và tình trạng kiểm tra.

2.3.2. Giải quyết Hàng hóa tại Cảng và Phân phối

Trong khi thủ tục Hải quan diễn ra, Người Nhập khẩu phải đồng thời xử lý các thủ tục tại Cảng/Kho bãi để đảm bảo hàng hóa được lấy ra khỏi khu vực giám sát ngay khi được thông quan.

• Đổi Lệnh Giao hàng (D/O – Delivery Order) và Cược Container:
  • Quá trình này thường được thực hiện trước hoặc song song với thủ tục Hải quan.
  • Người Nhập khẩu/Forwarder cần thanh toán Phí Local Charge (LCC) và thực hiện Cược container (Deposit) theo yêu cầu của Hãng tàu/Forwarder.
  • Lệnh Giao hàng (D/O hoặc EDO) chỉ được Hãng tàu/Forwarder nhả (cấp) khi nhận đủ thanh toán LCC và tiền cược container.
  • Trường hợp đặc biệt: Trong một số trường hợp, Hãng tàu có thể nhả EDO trước, nhưng việc cược container vẫn là điều kiện tiên quyết để nhận được thỏa thuận mượn container, cần thiết cho việc lấy hàng và hạ container rỗng sau này.
• Thủ tục Xuất hàng qua Hải quan Giám sát: Sau khi Tờ khai được Thông quan (dù là Luồng Xanh, Luồng Vàng đã duyệt, hay Luồng Đỏ đã Kiểm hóa và chấp thuận), Người Nhập khẩu/Forwarder sử dụng D/O và Tờ khai đã thông quan để làm thủ tục xuất hàng qua khu vực Hải quan giám sát (tại Cảng, Kho CFS, hoặc các khu vực giám sát khác).
• Làm thủ tục Cảng/Bãi: Nộp hồ sơ cho Ban quản lý kho bãi/Cảng (Terminal Operator) để hoàn tất các thủ tục giao nhận vật lý (sắp xếp xe nâng, v.v.).
• Kéo hàng về kho và Quản lý Container:
  • Tổ chức phương tiện (xe container, xe tải) để kéo hàng từ cảng về kho.
  • Lưu ý quan trọng (Áp dụng cho hàng FCL): Quá trình này bao gồm việc dỡ hàng tại kho và trả lại container rỗng về bãi chỉ định. Việc này phải được thực hiện đúng thời hạn để tránh bị phạt DET và DEM.
  • Rủi ro Hư hỏng (Damage): Nếu container bị hư hỏng trong quá trình dỡ hàng hoặc vận chuyển nội địa, Người Nhập khẩu sẽ phải chịu chi phí sửa chữa (Repair cost). Khoản chi phí này sẽ được Hãng tàu khấu trừ trực tiếp vào tiền cược container đã đóng ban đầu.
• Kiểm tra và Bàn giao Hàng hóa: Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa thực tế khi nhận hàng tại kho. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhập khẩu để phục vụ cho công tác quyết toán và kiểm tra sau thông quan.

2.4. Giai đoạn 4: Nhận hàng và Thanh quyết toán

Giai đoạn này bao gồm quá trình di chuyển hàng hóa từ cảng về kho, kiểm kê cuối cùng, và khép lại toàn bộ các luồng công việc về tài chính, pháp lý sau khi hàng hóa đã được thông quan và đưa vào quản lý nội bộ.

2.4.1. Hậu cần Nội địa và Nhập kho (Domestic Logistics and Final Receipt)

• Vận tải Nội địa (Road Transport): Quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường từ cảng/kho bãi về đến kho.
• Lưu ý Chứng từ đi đường: Cần đảm bảo xe vận chuyển luôn mang theo bản sao Tờ khai Hải quan đã thông quan và các chứng từ liên quan (như hóa đơn) phòng khi các cơ quan chức năng (Quản lý Thị trường, Cảnh sát Giao thông) kiểm tra.
• Chuẩn bị Dỡ hàng và Sắp xếp Bãi: Đây là khâu vận hành quan trọng, đặc biệt với các lô hàng lớn. Cần chuẩn bị trước:
  • Nhân lực và Phương tiện dỡ hàng (Xe nâng, Pallet, v.v.).
  • Kiểm tra khả năng tiếp cận của phương tiện vận tải (xe container/xe tải có vào được kho, có đủ không gian quay đầu…).
• Dỡ hàng và Kiểm tra Thực tế (Unloading and Inspection): Hàng hóa được dỡ tại kho. Tiến hành kiểm tra cuối cùng về số lượng, chất lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa.
• Xử lý Bất thường: Nếu phát hiện hàng thiếu, thừa, hoặc hư hỏng, cần lập biên bản ngay, thông báo cho Người bán và đơn vị bảo hiểm để xử lý khiếu nại (Claim) trước khi nhập kho.
• Nhập kho Chính thức (Formal Receipt): Cập nhật dữ liệu hàng hóa vào hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp.

2.4.2. Quản lý Container và Khép lại Luồng Hàng

• Trả Container Rỗng (Áp dụng cho FCL): Yêu cầu đơn vị vận tải nội địa trả container rỗng về bãi chỉ định của Hãng tàu/Forwarder đúng thời hạn.
• Hoàn tiền Cược Container (Deposit Refund): Theo dõi quá trình kiểm tra container rỗng của Hãng tàu. Yêu cầu Hãng tàu hoàn trả tiền cược sau khi đã trừ đi các chi phí sửa chữa (nếu có).

2.4.3. Thanh quyết toán và Hoàn tất Hồ sơ

• Thanh toán Cuối cùng (Final Settlement): Hoàn tất nghĩa vụ thanh toán cuối cùng cho Người bán (Vendor) theo điều kiện hợp đồng.
• Quyết toán Dịch vụ: Thanh toán cho đơn vị vận tải nội địa và các chi phí dịch vụ khác (ví dụ: chi phí lưu kho phát sinh) nếu chưa được thanh toán qua Forwarder.
• Tính giá vốn hàng nhập khẩu (COGS Calculation): Tập hợp và tổng hợp tất cả chi phí thực tế phát sinh (Giá hàng, Các loại Thuế, LCC, Chi phí Vận tải, Dịch vụ…) để tính toán Giá vốn hàng bán (COGS) chính xác.
• Lưu trữ Hồ sơ Tuân thủ (Compliance Filing): Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ Bộ hồ sơ nhập khẩu theo quy định pháp luật (thường là 5 năm) để phục vụ công tác Kiểm tra sau thông quan của Hải quan (nếu có) và quyết toán thuế

• Đánh giá Hiệu quả và Cải tiến: Đánh giá chất lượng dịch vụ, quy trình thông quan để rút kinh nghiệm và tối ưu hóa chi phí cho các lô hàng tiếp theo.

 

Phần 3: Quản lý Thủ tục Pháp lý và Rủi ro Thực chiến

3.1. Checklist Thiết lập Hệ thống cho Doanh nghiệp Mới

Trước khi thực hiện lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp cần hoàn tất việc thiết lập hệ thống để có thể truyền tờ khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Trước khi thực hiện lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp cần hoàn tất việc thiết lập hệ thống để có thể truyền tờ khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Chữ ký số (Digital Signature – Token):
  • Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số đang dùng để kê khai Thuế nội địa/BHXH (không bắt buộc mua mới, trừ khi muốn tách biệt quản lý).
  • Thao tác bắt buộc: Phải thực hiện đăng ký số Serial của chữ ký số với Tổng cục Hải quan để hệ thống chấp nhận.
• Đăng ký Tài khoản VNACCS/VCIS:
  • Đây là tài khoản bắt buộc để khai báo trên Hệ thống thông quan tự động (VNACCS).
  • Doanh nghiệp đăng ký trên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan để được cấp bộ thông số: User ID, Password, Terminal ID, và Terminal Access Key.
• Thiết lập Phương thức Nộp thuế:
  • Cách 1 (Khuyên dùng): Đăng ký dịch vụ Nộp thuế điện tử và thông quan 24/7 (E-Payment) trên cổng thanh toán điện tử hải quan. Cách này giúp trừ tiền và thông quan nhanh chóng (kể cả ngày nghỉ/ngoài giờ).
  • Cách 2: Nộp trực tiếp qua các Ngân hàng thương mại phối hợp thu (không yêu cầu đăng ký trước, nhưng thời gian cập nhật nợ thuế có thể chậm hơn).
• Quyền Kinh doanh Xuất Nhập khẩu:
  • Kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Về cơ bản, các doanh nghiệp Việt Nam được thành lập hợp pháp đều có quyền xuất nhập khẩu hàng hóa (trừ các mặt hàng cấm hoặc kinh doanh có điều kiện đặc biệt), không cần giấy phép “xuất nhập khẩu” riêng biệt như trước đây.

Mẹo Thực Chiến: Các thủ tục thiết lập dưới đây đòi hỏi một số yêu cầu kỹ thuật (cài đặt Java, trình duyệt IE/Edge, driver Token…). Nếu bạn không rành về công nghệ, bạn hoàn toàn có thể nhờ Forwarder hoặc Đơn vị cung cấp Chữ ký số hỗ trợ cài đặt và đăng ký từ xa (qua UltraViewer/TeamViewer).

Lưu ý: Bạn cần quản lý Mật khẩu và Thiết bị Token để đảm bảo an toàn bảo mật.

3.2. Phân tích Rủi ro Thực chiến: Sai sót, Chi phí Ẩn và Quản lý Thời hạn

Quản lý thành công quy trình nhập khẩu đòi hỏi khả năng nhận diện sớm và kiểm soát các rủi ro phát sinh ngoài dự kiến, đặc biệt là những lỗi liên quan đến tuân thủ và chi phí ẩn.

3.2.1. Rủi ro Tuân thủ và Sai sót Chiến lược

Giai đoạn	Sai sót Nghiêm trọng	Chi phí/Hậu quả Pháp lý
Giai đoạn 1 (Kế hoạch)	Xác định sai Chính sách Mặt hàng (Quan trọng nhất)	Rủi ro Cấm NK/Tiêu hủy: Hàng có thể bị cấm nhập khẩu, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy. Lỗi này thể hiện sự nhận thức sơ sài về khâu chuẩn bị pháp lý.
	Sai Mã HS	Phạt hành chính, truy thu thuế và lãi suất chậm nộp, rủi ro Kiểm tra sau thông quan.
Giai đoạn 2 (Điều phối)	Chậm hoàn tất Giấy phép/Công bố	Hàng về cảng nhưng không có hồ sơ pháp lý để nộp Hải quan, bị giữ hàng, phát sinh chi phí lưu kho.
Giai đoạn 4 (Nhận hàng)	Không mang Chứng từ đi đường	Bị Quản lý Thị trường hoặc cơ quan chức năng tạm giữ hàng hóa trên đường vận chuyển nội địa.

 

3.2.2. Rủi ro Thời gian và Chi phí Ẩn

Chi phí/Rủi ro	Giai đoạn Phát sinh	Tư duy Quản lý (Tránh lỗi)
Phạt DEM/DET (Chi phí Lưu container/Bãi)	Phát sinh mạnh ở Giai đoạn 3 và 4.	Nắm rõ Thời gian Free Time (thời gian miễn phí) của Hãng tàu/Cảng. Cần ưu tiên hoàn tất thủ tục Thông quan và trả container rỗng đúng hạn.
Trễ Vận đơn Gốc/Chứng từ	Giai đoạn 2 và 3.	Áp dụng Telex Release/Surrender B/L nếu có thể. Quản lý chặt mối liên hệ giữa Thanh toán và Chứng từ.
Phí Kiểm hóa/Kiểm tra Chuyên ngành	Giai đoạn 3 (Khi tờ khai luồng Vàng/Đỏ).	Phải dự toán trước các phí dịch vụ kiểm tra (nếu có) để tránh thiếu ngân sách, đặc biệt với hàng hóa có điều kiện.
Chi phí Hư hỏng Cont (Damage)	Giai đoạn 4 (Khi dỡ hàng tại kho).	Chi phí sửa chữa sẽ bị khấu trừ vào tiền cược container. Cần giám sát chặt chẽ quy trình dỡ hàng và chụp ảnh/lập biên bản khi nhận cont.
Lỗi Hậu cần (Lủng củng)	Giai đoạn 4 (Khi nhập kho).	Cần chuẩn bị trước người, phương tiện, và bãi tiếp nhận để đảm bảo quá trình dỡ hàng diễn ra nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian và nhân lực.

 

Phần 4: Tổng hợp Cuối cùng và Tư duy Hệ thống

4.1. Bảng Tóm tắt Trách nhiệm và Phối hợp trong Quy trình 4 Giai đoạn

Bảng dưới đây tổng hợp trách nhiệm, sự phối hợp đa bên và các rủi ro thực tế về hệ thống/con người tại từng giai đoạn.

Giai đoạn	Trách nhiệm Chính & Các Bên Tham gia	Chứng từ Đầu ra (Kết quả)	Deadline/Mốc Quan trọng	Rủi ro & Lưu ý Phối hợp
Giai đoạn 1 (Kế hoạch & Đàm phán)	Chủ trì: Người Nhập khẩu (NK). Tham vấn: • Forwarder/Logistics (thường làm cả book cước và đại lý hải quan hoặc khai thuê hải quan): Tư vấn cước, tuyến đường, Local charge. Tư vấn Mã HS và chính sách (Thay vì hỏi cơ quan nhà nước). • Ngân hàng: Tư vấn thanh toán.	• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract). • Bảng dự toán chi phí (Landed Cost).	Trước khi chốt đặt hàng (PO).	Rủi ro HS Code: Nếu hàng phức tạp/khó xác định, KHÔNG ĐƯỢC LÀM ẨU. Cần gửi mẫu đi Phân tích phân loại hoặc làm thủ tục Xác định trước mã số (Advance Ruling) để có cơ sở pháp lý chắc chắn.
Giai đoạn 2 (Tiền, Vận tải & Giấy phép)	Chủ trì: Người NK, Forwarder. Phối hợp: • Ngân hàng: Thanh toán T/T, L/C. • Bộ/Ban ngành: Cấp phép qua Cổng một cửa.	• Điện chuyển tiền/L/C. • Vận đơn (B/L). • Giấy phép/Kết quả công bố.	• ETD (Ngày đi). • ETA (Ngày đến dự kiến): Mốc quan trọng nhất để tính điểm rơi hồ sơ.	Rủi ro Hệ thống/Con người (Rất phổ biến): • Lỗi hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia (không up/tải được hồ sơ). • Cán bộ xử lý hồ sơ đi công tác/nghỉ phép/thiếu người -> Chậm cấp phép
Giai đoạn 3 (Thông quan)	Chủ trì: Người NK hoặc Đại lý/Khai thuê HQ. Cơ quan Nhà nước: • Hải quan: Tiếp nhận, kiểm tra, thông quan. • Cơ quan kiểm tra chuyên ngành: Lấy mẫu tại cảng, kiểm tra mẫu	• Tờ khai Thông quan. • Chứng từ nộp thuế. • Lệnh giao hàng (D/O).	Thời gian lưu bãi miễn phí (Free Time).	Rủi ro Kỹ thuật: • Hệ thống VNACCS/VCIS bị lỗi/nghẽn mạng -> ảnh hưởng truyền được tờ khai. • Chậm trễ dây chuyền do chờ phân công cán bộ kiểm hóa/duyệt hồ sơ.
Giai đoạn 4 (Nhận hàng & Quyết toán)	Chủ trì: Người NK. Phối hợp: • Đơn vị Vận tải nội địa: Kéo hàng, trả rỗng. • Kho bãi/Cảng: Giao nhận.	• Biên bản giao nhận. • Phiếu hạ rỗng (EIR). • Hồ sơ quyết toán.	Hạn trả container rỗng (tránh phạt DET).	Rủi ro Hậu cần: • Xe không vào được kho/đường cấm giờ. • Cont hư hỏng khi dỡ hàng -> phải trả tiền sửa chữa cont Lưu ý:  Bộ chứng từ hải quan đi theo hàng trong quá trình vận chuyển và nhận hàng Lưu trữ kỹ hồ sơ để giải trình kiểm tra sau thông quan.

 

4.2. Áp dụng Logic Tương tác 3 Luồng: Tư duy Hệ thống Trong Nhập Khẩu

Thành công trong hoạt động nhập khẩu đòi hỏi sự chuyển đổi từ việc thực hiện từng bước đơn lẻ sang việc áp dụng Tư duy Hệ thống và quản lý Mối Tương tác Phụ thuộc giữa các khâu.

Quy trình nhập khẩu là một chuỗi hành động liền mạch, nơi mọi sai sót ở một Luồng đều tạo ra hiệu ứng domino lên các Luồng khác.

• Tính Liền Mạch: Toàn bộ 4 Giai đoạn không tách rời mà liên kết chặt chẽ. Quyết định sơ sài về Mã HS ở Giai đoạn 1 sẽ gây ra lỗi lớn ở Giai đoạn 3 (Thông quan), dẫn đến phát sinh chi phí ở Giai đoạn 4 (DEM/DET).
• Tương tác và Phụ thuộc: Cần luôn đặt câu hỏi: “Nếu Luồng Chứng từ bị kẹt, Luồng Hàng hóa và Luồng Tiền của tôi sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?”
  • Chứng từ Dẫn dắt Tiền: Chậm trễ hoàn tất chứng từ pháp lý có thể làm chậm quá trình thanh toán cho Nhà cung cấp.
  • Tiền Ảnh hưởng Hàng: Chậm nộp thuế (Luồng Tiền) sẽ ngăn cản lô hàng được Thông quan và kéo dài thời gian lưu bãi (Luồng Hàng), dẫn đến chi phí phạt DEM/DET.
• Nguyên tắc Vận hành: Tư duy hệ thống buộc người quản lý phải kiểm soát Luồng Chứng từ đi trước Luồng Hàng, và đảm bảo Luồng Tiền luôn sẵn sàng để hỗ trợ Thông quan mà không bị gián đoạn.

 

Chọn HP Toàn Cầu làm đơn vị logistics xuất nhập khẩu của bạn?

HP Toàn Cầu là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận quốc tế tại Việt Nam

Công ty TNHH HP Toàn Cầu

Nhà cung cấp Dịch vụ Vận chuyển quốc tế và thủ tục hải quan

Địa chỉ: Số 13, LK3 – NO03 – Khu đô thị Văn Khê – Phường Hà Đông – Hà Nội

Website : hptoancau.com

Email: info@hptoancau.com

Điện thoại: 024 3 73008608/ Hotline:08 8611 5726

hoặc yêu cầu báo giá theo link

Hãy liên lạc ngay với HP Toàn Cầu nếu bạn muốn được tư vấn về thuế nhập khẩu hoặc thủ tục nhập khẩu Phấn trang điểm hay để nhận báo giá, dự toán thời gian vận chuyển

Lưu ý:

– Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo, trước khi sử dụng, bạn nên liên lạc HP Toàn Cầu để update nội dung cập nhật mới nhất(nếu có)

– HP Toàn Cầu giữ bản quyền với bài viết và không đồng ý đơn vị khác sao chép, sử dụng bài viết của HP Toàn Cầu vì mục đích thương mại

– Mọi sự sao chép không có thỏa thuận với HP Toàn Cầu (kể cả có ghi dẫn chiếu website hptoancau.com) có thể dẫn đến việc chúng tôi claim với google và các bên liên quan.