Làm thế nào để lựa chọn điều kiện giao hàng Incoterms phù hợp nhất?

by hptoancau / Chủ Nhật, 20 Tháng Bảy 2025 / Published in Incoterms

Contents

Các bước cần thực hiện để lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp trong hợp đồng thương mại quốc tế?

Việc lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp trong hợp đồng thương mại quốc tế, được quy định bởi các điều kiện Incoterms, là một quyết định chiến lược quan trọng ảnh hưởng đến phân chia chi phí, rủi ro và trách nhiệm giữa người bán và người mua. Để đưa ra lựa chọn tối ưu, các bên cần thực hiện các bước cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Dưới đây là các bước và yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phương thức giao hàng phù hợp:

I. Hiểu đúng về Incoterms

Trước khi lựa chọn, điều quan trọng là phải hiểu rõ bản chất, phạm vi và nguyên tắc của Incoterms:

• Bản chất: Incoterms là “Quy tắc”, không phải “Luật”. Nó không bắt buộc phải được áp dụng trừ khi các bên đưa vào hợp đồng mua bán và không tự động làm mất hiệu lực các phiên bản cũ khi có phiên bản mới ra đời. Incoterms chỉ là những quy tắc giải thích các điều kiện giao nhận hàng, không phải các điều kiện khác của hợp đồng mua bán.

• Nội dung đề cập: Incoterms xác định trách nhiệm của các bên liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bảo hiểm, thông quan xuất nhập khẩu/quá cảnh, bốc dỡ hàng, thông báo và cung cấp chứng từ.

• Nội dung không đề cập: Incoterms không đề cập đến việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, sự kiện bất khả kháng, hậu quả vi phạm hợp đồng (ngoại trừ vi phạm nghĩa vụ giao nhận ảnh hưởng đến rủi ro/chi phí), cách thức thanh toán, chất lượng hàng hóa, hay nghĩa vụ theo các hợp đồng phụ trợ (vận tải, bảo hiểm, v.v.). Những vấn đề này cần được quy định bổ sung trong hợp đồng.

• Di chuyển rủi ro và chi phí: Người bán chịu mọi rủi ro về mất mát hoặc hư hại hàng hóa cho tới điểm giao hàng, sau đó rủi ro chuyển sang người mua. Chi phí phát sinh trước điểm giao hàng do người bán chịu, sau đó do người mua chịu.

◦ Trong nhóm E, F và D, rủi ro và chi phí chuyển giao cùng một địa điểm (nơi xuất phát hoặc nơi đến).

◦ Trong nhóm C, rủi ro chuyển giao tại nơi xuất phát, nhưng chi phí vận chuyển lại do người bán chịu đến nơi đến quy định.

II. Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phương thức giao hàng

1. Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

• Quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền: Các quy định của chính phủ hoặc chính sách khuyến khích thuê phương tiện vận tải hoặc mua bảo hiểm trong nước có thể định hướng doanh nghiệp chọn các điều kiện nhóm C, D khi xuất khẩu và nhóm E, F, CFR, CPT khi nhập khẩu để giành quyền vận tải và bảo hiểm.

• Phương thức vận tải:

◦ Mọi phương thức vận tải: Các điều kiện EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP có thể sử dụng cho mọi phương thức vận tải, bao gồm vận tải đa phương thức.

◦ Vận tải biển hoặc thủy nội địa: Các điều kiện FAS, FOB, CFR, CIF chỉ sử dụng cho vận tải đường biển hoặc thủy nội địa và địa điểm giao hàng/nơi đến đều là cảng.

◦ Hàng hóa đóng container hoặc vận tải phi hàng hải: Nên sử dụng FCA, CPT, CIP thay cho FAS, FOB, CFR, CIF để tránh rủi ro phát sinh và thuận lợi hơn trong việc xuất trình chứng từ.

• Tình hình thị trường:

◦ Thị trường cạnh tranh cao: Khi bán hàng, sử dụng điều kiện nhóm C hoặc D (người bán chịu trách nhiệm cao hơn) để tăng tính cạnh tranh. Khi mua hàng, sử dụng điều kiện nhóm E hoặc F (người mua chịu trách nhiệm cao hơn) để tăng tính cạnh tranh.

◦ Biến động cước phí và phí bảo hiểm: Nếu dự đoán giá cước hoặc phí bảo hiểm sẽ giảm, doanh nghiệp nên “bán” các dịch vụ này (chọn điều kiện mà mình thu xếp vận tải/bảo hiểm) để hưởng lợi nhuận từ sự chênh lệch.

• Rủi ro trong hành trình: Nếu hàng hóa đi qua các khu vực có rủi ro chính trị, xã hội phức tạp (cướp biển, bạo động), nên chọn các điều kiện mà mình tránh được rủi ro trong chặng đường đó (như bán theo nhóm E, F, C hoặc mua theo nhóm D).

2. Yếu tố bên trong doanh nghiệp

• Khả năng của doanh nghiệp:

◦ Khả năng thuê phương tiện vận tải, bốc dỡ hàng và mua bảo hiểm:

▪ Nếu người bán có khả năng, nên chọn CIF, CIP hoặc nhóm D để bán hàng.

▪ Nếu người mua có khả năng, nên chọn nhóm E, F hoặc CFR, CPT (để tự lo bảo hiểm) để mua hàng.

▪ Bốc dỡ hàng: EXW đặt nghĩa vụ bốc dỡ lên người mua, trong khi DPU đặt nghĩa vụ dỡ hàng lên người bán. Nên tránh sử dụng EXW nếu người mua không thể bốc hàng và tránh DPU nếu người bán không thể dỡ hàng.

◦ Khả năng thông quan xuất nhập khẩu, quá cảnh:

▪ Thông quan xuất khẩu: Người bán EXW không có nghĩa vụ làm thủ tục thông quan xuất khẩu, chỉ hỗ trợ khi được yêu cầu. Người bán FCA, FAS, FOB, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP có nghĩa vụ thông quan xuất khẩu. Nếu người mua không thể tự thông quan xuất khẩu ở nước người bán, không nên dùng EXW.

▪ Thông quan nhập khẩu: Người bán DDP có nghĩa vụ thông quan nhập khẩu và chịu mọi thuế/phí liên quan. Người bán DAP và DPU không có nghĩa vụ thông quan nhập khẩu. Nếu người bán gặp khó khăn trong thông quan nhập khẩu ở nước người mua, nên dùng DAP hoặc DPU thay vì DDP.

▪ Thông quan quá cảnh: Người bán nhóm D có nghĩa vụ thông quan quá cảnh nếu cần. Người bán nhóm E, F, C không có nghĩa vụ này. Nếu không có khả năng thông quan quá cảnh, người bán nên sử dụng nhóm E, F, C, ngược lại người mua nên sử dụng nhóm D.

• Phương thức giao dịch: Một số phương thức đặc biệt như buôn bán đối ứng, tái xuất khẩu, gia công, đấu giá, đấu thầu sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn Incoterms để tối đa hóa lợi ích. Ví dụ, người tái xuất khẩu có thể nhập khẩu theo FOB và xuất khẩu theo DAP để vận chuyển thẳng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu, tiết kiệm chi phí và thời gian.

• Các điều kiện trong hợp đồng mua bán:

◦ Điểm giao hàng thực tế: Chọn Incoterm phù hợp với nơi giao hàng thực tế (cơ sở người bán, dọc mạn tàu, trên tàu, cảng đến, cơ sở người mua).

◦ Điều kiện thanh toán: Ví dụ, nếu thanh toán bằng L/C yêu cầu vận đơn “trên tàu” và bảo hiểm, CIF là phù hợp.

◦ Kiểm tra hàng hóa: Phương pháp và địa điểm kiểm tra (tại nơi xuất phát hay nơi đến) ảnh hưởng đến việc phân chia rủi ro và trách nhiệm. Cần quy định rõ ràng về việc kiểm tra trước khi gửi hàng và yêu cầu chứng từ kiểm tra trong bộ chứng từ thanh toán.

III. Các bước và lưu ý quan trọng khi thực hiện

1. Quy định địa điểm hoặc cảng càng chính xác càng tốt: Điều này là cực kỳ quan trọng vì đây là điểm chuyển giao rủi ro, chi phí, và là nơi người bán phải tổ chức vận chuyển.

2. Chỉ rõ phiên bản Incoterms: Luôn ghi rõ phiên bản Incoterms được áp dụng (ví dụ: FOB Quy Nhơn Incoterms 2020) để tránh hiểu lầm và tranh chấp do các tập quán khác nhau.

3. Quy định cụ thể các điều khoản bổ sung: Vì Incoterms không bao quát tất cả các vấn đề, các bên cần bổ sung các điều khoản về chuyển giao quyền sở hữu, sự kiện bất khả kháng, hậu quả vi phạm hợp đồng, cách thức thanh toán, chất lượng hàng hóa, và giải quyết tranh chấp.

4. Làm rõ nghĩa vụ đóng gói bao bì, ký mã hiệu: Đảm bảo bao bì và ký mã hiệu phù hợp với tính chất hàng hóa và điều kiện vận chuyển, đặc biệt khi vận chuyển qua nhiều chặng hoặc có yêu cầu đặc biệt từ người mua.

5. Quy định rõ ràng nghĩa vụ thông báo: Bao gồm bên có nghĩa vụ, bên được thông báo, thời hạn, phương tiện và nội dung thông báo để thuận tiện cho việc nhận hàng, mua bảo hiểm và thanh toán.

6. Cân nhắc việc sử dụng phương tiện vận tải riêng: Incoterms 2020 cho phép người bán hoặc người mua sử dụng phương tiện vận tải của mình thay vì thuê bên thứ ba.

7. Tránh các quy định dễ gây tranh chấp hoặc làm mất bản chất điều kiện:

◦ Không quy định thời gian hàng đến trong nhóm C, chỉ quy định thời gian gửi hàng.

◦ Tránh các điều khoản thanh toán dựa vào thời điểm hàng đến trong nhóm C.

◦ Tránh pha trộn các thuật ngữ vận tải (ví dụ: CIF FO) hoặc sử dụng điều kiện đường biển cho hàng container/vận tải phi hàng hải.

◦ Thận trọng với các quy định về thời hạn giao hàng phụ thuộc hoặc cách tính thời gian bốc dỡ không thông thường.

8. Xác định rõ nghĩa vụ mua bảo hiểm: Trong CIF/CIP, người bán mua bảo hiểm nhưng người mua là người thụ hưởng. Cần quy định rõ công ty bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm (ví dụ: ICC (A) cho hàng thành phẩm giá trị cao), thời hạn và số tiền bảo hiểm để bảo vệ quyền lợi người mua.

◦ Nếu người mua tự mua bảo hiểm (EXW, nhóm F, CFR, CPT), cần cân nhắc lợi ích của việc mua bảo hiểm trong nước và đảm bảo khả năng thanh toán khi có tổn thất.

Việc lựa chọn phương thức giao hàng giống như việc chọn một bộ áo giáp phù hợp cho chiến binh trước khi ra trận. Một bộ giáp vừa vặn, phù hợp với điều kiện chiến trường và sức mạnh của người mặc sẽ giúp bảo vệ tối đa và phát huy hiệu quả chiến đấu, trong khi một bộ giáp không phù hợp có thể trở thành gánh nặng hoặc để lộ điểm yếu chí mạng.