Chi tiết trình tự công bố hợp quy từ ngày 25/5/2026

Trong bối cảnh yêu cầu quản lý chất lượng ngày càng chặt chẽ, công bố hợp quy trở thành nghĩa vụ pháp lý không thể bỏ qua đối với doanh nghiệp. Theo Thông tư số 14/2026/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ, chính thức có hiệu lực từ ngày 25/5/2026, công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng — nhằm bảo đảm an toàn cho người tiêu dùng và minh bạch hóa thị trường.

1. Công bố hợp quy là gì?

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Để thực hiện công bố hợp quy, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá chứng nhận hợp quy theo quy chuẩn quốc gia mà Nhà nước đã ban hành.

– Đối tượng của công bố hợp quy là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành hoặc được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố ban hành.

• Việc công bố phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng dựa trên:

a) Kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định theo quy định của pháp luật;

b) Kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được công nhận theo quy định của pháp luật;

c) Kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân trên cơ sở kết quả thử nghiệm của tổ chức thử nghiệm được công nhận hoặc chỉ định theo quy định của pháp luật;

d) Kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức quốc tế, khu vực, nước ngoài được thừa nhận theo quy định.

2. Trình tự công bố hợp quy gồm những bước nào?

> Bước 1: Lập bản đăng ký công bố hợp quy

Tổ chức, cá nhân điền thông tin vào bản đăng ký công bố hợp quy theo mẫu tại Phụ lục IV kèm Thông tư 14/2026/TT-BKHCN

Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm xác định, liệt kê đầy đủ các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng bắt buộc phải áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội của mình trong bản đăng ký công bố hợp quy.

Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường hoặc các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải ký xác nhận vào bản đăng ký công bố hợp quy.

> Bước 2: Đăng ký công bố hợp quy qua Cơ sở dữ liệu quốc gia

Tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký công bố hợp quy qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; nhận mã số xác nhận đã hoàn thành đăng ký công bố hợp quy trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Tài liệu kèm theo gồm:

– Bản điện tử của Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận hợp quy cấp cho tổ chức, cá nhân trong trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận hợp quy.

– Báo cáo tự đánh giá hợp quy (theo mẫu tại Phụ lục V Thông tư 14/2026/TT-BKHCN) kèm theo bản điện tử kết quả thử nghiệm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận theo quy định tại quy chuẩn kỹ thuật tương ứng trong trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân.

Trường hợp Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng bị lỗi hoặc chưa hoàn thiện hạ tầng:

• Tổ chức, cá nhân đăng ký công bố hợp quy theo hình thức nộp trực tiếp
• Hoặc qua dịch vụ bưu chính tại cơ quan chuyên môn tại địa phương.

Cơ quan chuyên môn tại địa phương có trách nhiệm cập nhật đăng ký công bố hợp quy lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Trường hợp không có cơ quan chuyên môn tại địa phương thì cơ quan thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ quản lý ngành, lĩnh vực được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ chỉ định hoặc giao trách nhiệm thực hiện tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của tổ chức, cá nhân.

Lưu ý: Sau khi hoàn tất đăng ký, tổ chức và cá nhân phải có trách nhiệm duy trì sự phù hợp, sử dụng dấu hợp quy trước khi đưa sản phẩm ra thị trường và lưu giữ hồ sơ công bố để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra.

3. Hồ sơ đăng ký công bố hợp quy gồm tài liệu gì?

Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, hồ sơ đăng ký công bố hợp quy sản phẩm được chia thành hai phần: các tài liệu nộp khi đăng ký trực tuyến và bộ hồ sơ lưu giữ tại cơ sở để phục vụ kiểm tra.

3.1 Tài liệu nộp kèm theo khi thực hiện đăng ký trực tuyến

Khi thực hiện đăng ký công bố hợp quy qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, tổ chức, cá nhân cần đính kèm các tài liệu điện tử sau:

• Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận: Bản điện tử của Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận hợp quy cấp.
• Trường hợp dựa trên kết quả tự đánh giá: Báo cáo tự đánh giá hợp quy (theo mẫu tại Phụ lục V) và Bản điện tử kết quả thử nghiệm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận

3.2 Hồ sơ lập và lưu giữ tại tổ chức, cá nhân

Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước. Thành phần hồ sơ bao gồm:

A. Đối với công bố dựa trên kết quả chứng nhận:

• Bản chính giấy chứng nhận hợp quy.
• Hồ sơ chứng nhận của tổ chức chứng nhận hợp quy thực hiện.
• Bản đăng ký công bố hợp quy và thông tin xác nhận đã hoàn thành đăng ký trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

B. Đối với công bố dựa trên kết quả tự đánh giá:

• Bản đăng ký công bố hợp quy và thông tin xác nhận đã đăng ký thành công
• Bản chính hồ sơ tự đánh giá giám sát, bao gồm các nội dung chi tiết: Mô tả chung về sản phẩm, thông tin sản xuất, kết quả thử nghiệm, kế hoạch kiểm soát chất lượng và báo cáo tự đánh giá.

Lưu ý: Tổ chức, cá nhân phải thực hiện công bố lại nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về nội dung của quy chuẩn kỹ thuật hoặc thay đổi về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm đã công bố.

4. Quy định chuyển tiếp: Doanh nghiệp đã công bố hợp quy trước ngày 25/5/2026 có phải đăng ký lại không?

Khi Thông tư 14/2026/TT-BKHCN chính thức có hiệu lực, một trong những mối quan tâm lớn nhất của doanh nghiệp là liệu các giấy tờ, hồ sơ công bố hợp quy đã thực hiện trước đó có còn giá trị hay không?

Căn cứ vào Điều 17 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN:

• Tiếp tục sử dụng kết quả cũ: Các giấy chứng nhận hợp quy, kết quả đánh giá sự phù hợp, bản công bố hợp quy và dấu hợp quy đã thực hiện trước ngày 25/5/2026 tiếp tục được sử dụng theo quy định chuyển tiếp tại Điều 17 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.
• Thời hạn hiệu lực được duy trì: Quyền lợi này được bảo toàn cho đến khi hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận hợp chuẩn hoặc giấy chứng nhận hợp quy. Doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào để “chuyển đổi” sang quy định mới trong thời gian này.
• Không phải thực hiện lại thủ tục: Doanh nghiệp không phải thực hiện đăng ký lại hoặc công bố lại theo quy trình mới nếu giấy chứng nhận vẫn còn hiệu lực và không có thay đổi thuộc trường hợp phải công bố lại theo quy định.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Theo Điều 17 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, các tổ chức, cá nhân đã hoàn thành công bố hợp quy hoặc đánh giá sự phù hợp trước ngày 25/5/2026 được tiếp tục sử dụng kết quả đã cấp theo quy định chuyển tiếp.

Cụ thể:

• ✅ Giấy chứng nhận hợp quy, kết quả đánh giá sự phù hợp và dấu hợp quy đã được cấp trước ngày Thông tư có hiệu lực vẫn tiếp tục có giá trị đến hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận.
• ✅ Doanh nghiệp không phải đăng ký lại hoặc công bố lại theo quy trình mới trong thời gian giấy chứng nhận còn hiệu lực, trừ trường hợp thuộc diện phải công bố lại theo quy định.
• ✅ Khi giấy chứng nhận hết hiệu lực hoặc sản phẩm có thay đổi làm phát sinh nghĩa vụ công bố lại, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục theo quy định của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên rà soát thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận hợp quy, đồng thời theo dõi các thay đổi về quy chuẩn kỹ thuật áp dụng đối với sản phẩm để chủ động kế hoạch đánh giá lại và công bố hợp quy khi cần thiết, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, nhập khẩu và lưu thông hàng hóa.