Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm cước quốc tế, thủ tục hải quan

HP Toàn Cầu xin chia sẻ đến mọi người quy trình thực tế để xuất khẩu 1 lô hàng FCL (Full Container Load) dành cho công ty xuất khẩu. 

Quy trình này áp dụng với hàng xuất theo điều kiện nhóm C, nhóm D qua các cảng Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, bao gồm cả đường biển và đường hàng không

Các dịch vụ HP Toàn Cầu cung cấp trong dịch vụ này: Cước quốc tế và hoặc không bao gồm thêm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và C/O

B1: Kiểm tra thông tin và tư vấn lô hàng Xuất khẩu

Công ty xuất khẩu cung cấp thông tin về lô hàng cho HP Toàn Cầu qua email để HP Toàn Cầu kiểm tra và cung cấp tư vấn nếu cần

Nội dung tư vấn bao gồm:

+ Form hợp đồng ngoại, invoice, packing list nếu Công ty xuất khẩu chưa quen hoạt động xuất khẩu quốc tế và yêu cầu HPG tư vấn

+ HS, thuế xuất khẩu và chính sách mặt hàng

+ Dự toán chi phí vận chuyển và giao nhận

Với những công ty vừa và nhỏ, bộ phận xuất nhập khẩu chưa chuyên nghiệp và yếu về ngoại ngữ, HP Toàn Cầu có thể hỗ trợ một phần trong việc giao dịch với nước ngoài ở những lô hàng đầu tiên

B2: Hai bên ký hợp đồng

Sau khi thống nhất được về giá cả và dịch vụ, HP Toàn cầu và Công ty xuất khẩu ký hợp đồng giao nhận

B3: Công ty xuất khẩu xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa 

Công ty xuất khẩu cần phải chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và đóng gói theo yêu cầu đã được ghi sẵn trong hợp đồng.

Công ty xuất khẩu báo với HP Toàn Cầu lịch hàng xong và các yêu cầu về thời gian giao hàng

B4: Book tàu

Sau khi đã chuẩn bị hàng hóa xong thì công ty xuất khẩu tiến hành báo cho HP Toàn Cầu đứng ra thuê phương tiện vận tải (Book tàu) cho mình theo các tiêu chí, ví dụ:

• Đúng địa điểm lấy/giao hàng
• Đảm bảo về thời gian
• Giá cả
• Uy tín

>>HP Toàn Cầu gửi Công ty xuất khẩu xác nhận đặt chỗ trên tàu/máy bay

B5: Nhận Booking Note + Lệnh cấp cont rỗng

Hãng tàu/ HP Toàn Cầu sẽ gửi cho công ty xuất khẩu:

• Booking note
• Lệnh cấp container rỗng
• Seal container

Sau đó doanh nghiệp đi lấy cont rỗng về kho riêng để đóng hàng hoặc đóng hàng tại bãi cont.

>> HP Toàn Cầu đưa xe tải/xe container đến kho của Công ty xuất khẩu để lấy hàng đem ra cảng/sân bay

B6: Chuẩn bị bộ chứng từ/ hồ sơ để thực hiện thông quan hải quan

Giấy tờ thông thường gồm:

• Hợp đồng
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
• Packing list: Phiếu đóng gói

Tùy mặt hàng mà khi làm hải quan có cần giấy xác nhận chất lượng hoặc theo yêu cầu của đối tác nước ngoài có cần kiểm dịch, hun trùng mà Công ty xuất khẩu hàng cung cấp các hồ sơ cho HP Toàn Cầu thực hiện kiểm dịch, hun trùng, …

Bộ chứng từ cần thiết để được cấp chứng thư khử trùng hàng hóa (nếu cần) gồm:

• Hóa đơn thương mại: Commercial Invoice
• Phiếu đóng gói: Packing List
• Vận đơn đường biển: Bill of Lading

Thời gian cấp chứng thư khử trùng: Trong vòng 1-2 ngày kể từ khi phun thuốc và gửi đủ bộ chứng từ trên.

Các mặt hàng đặc biệt có thể thêm một số loại giấy tờ khác, tùy theo trường hợp, HP Toàn Cầu sẽ liệt kê gửi yêu cầu cho Công ty xuất khẩu.

B7: Khai hải quan điện tử – đóng thuế (nếu có) – Gửi SI (chi tiết) Bill cho hãng tàu

Tiến hành khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5-VNACCS của Thái Sơn.

• Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa và chuyển đến bước 9.
• Luồng vàng và đỏ: chuyển đến bước 8.

Gửi SI (chi tiết) Bill cho hãng tàu dựa trên số liệu thực tế xuất khẩu (số lượng hàng hóa, số cont/seal,…), và hãng tàu sẽ gửi lại Draft Bill cho mình xác nhận trong thời gian xác định (nếu chỉnh sửa chi tiết Bill sau thời gian này sẽ bị charge thêm phí điều chỉnh Bill khoảng trên dưới 50USD/lần tùy hãng tàu)

SI (Shipping Instruction): là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/ giao hàng của nhà xuất khẩu/ Shipper đến Công ty vận tải/ giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. 

B8: Đăng ký tờ khai tại cảng

Chuẩn bị hồ sơ để nộp hải quan đăng ký tờ khai hàng xuất:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu
• Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
• Contract (Hợp đồng thương mại)
• Giấy giới thiệu
• Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan đến gỗ,…)

Để bộ hồ sơ vào rổ màu đỏ chờ phân cán bộ mở tờ khai, khi phân xong đến đúng cửa cán bộ hải quan mở tờ khai để làm thủ tục, có 2 trường hợp sau:

• Luồng vàng: cán bộ kiểm tra hồ sơ giấy hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để hải quan kiểm tra. Sau đó nếu được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 7, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì chuyển sang phần luồng đỏ – kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng đỏ:

– Cán bộ hải quan mở tờ khai sẽ trình cho lãnh đạo phân người kiểm tra hàng hóa thực tế (kiểm hóa) và tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng

* Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo, cán bộ kiểm hóa sẽ bấm seal hải quan niêm phong container đồng thời ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và mình vô lại khu thủ tục mở tờ khai đợi tờ khai thông quan

* Nếu hàng hóa không đúng với thực tế khai báo thì hải quan sẽ tiến hành xử phạt vi phạm (mức xử phạt tùy theo từng mức độ vi phạm)

(Với các địa điểm gần VP thì HP Toàn Cầu sẽ trực tiếp qua địa chỉ của Công ty xuất khẩu để lấy chứng từ. Với các địa điểm xa văn phòng, Công ty xuất khẩu chuyển chứng từ cho các văn phòng tại các hiện trường của HP Toàn Cầu.)

B9: Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu

Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thông quan, xuống văn phòng đội giám sát để nộp hồ sơ để thanh lý gồm:

• Tờ khai thông quan
• Mã vạch

Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã được đóng dấu hải quan.

Vô sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu xuất, sau đó họ sẽ nhập máy và in 2 phiếu xác nhận, ta sẽ kí tên và nhớ ghi số điện thoại vào. Đội vô sổ tàu giữ một liên, liên còn lại mình giữ.

B10: Hai bên thống nhất nội dung vận đơn

HP Toàn Cầu gửi Công ty xuất khẩu vận đơn draft, Công ty xuất khẩu phê duyệt

B11: HP Toàn Cầu cung cấp xác nhận hàng đã xuất cảng 

Sau khi hàng xuất cảng, HP Toàn Cầu gửi cho Công ty xuất khẩu vận đơn, tờ khai thông quan … để Công ty xuất khẩu cung cấp cho đối tác bằng chứng giao hàng

B12: HP Toàn Cầu làm C/O (nếu Công ty xuất khẩu yêu cầu) và gửi cho Công ty xuất khẩu

B13: Thanh toán lô hàng

HP Toàn Cầu gửi Công ty xuất khẩu đề nghị thanh toán và chứng từ scan của lô hàng

Công ty xuất khẩu trả tiền cho HP Toàn Cầu

02 ngày làm việc sau khi nhận đủ thanh toán, HP Toàn Cầu chuyển Công ty xuất khẩu chứng từ gốc của lô hàng

Thời gian thực hiện công việc

Do đặc thù hàng xuất là cần hoàn thiện tờ khai và giao hàng trước giờ cut -off của tàu, phòng khi tờ khai ra luồng đỏ, cần cung cấp thông tin cho HP Toàn Cầu về lô hàng muộn nhất là 2 ngày trước ngày cut off của tàu

C/O thông thường có 1 – 2 ngày sau khi hàng rời cảng

Công ty TNHH HP Toàn Cầu

Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế và thủ tục hải quan

Phòng 2308, CT2 Văn Khê, La Khê, Hà Đông, Hà Nội

Nhà cung cấp Dịch vụ Vận chuyển quốc tế và Thủ tục hải quan

Điện thoại: 024 73008608/ Hotline: 08 8611 5726

Email: info@hptoancau.com